Hoe GKD Group het compliancerisico in haar verouderde spreadsheets elimineerde

Een gespecialiseerde fabrikant met een complexiteitsprobleem

GKD Group weeft metaal- en kunststofdraden tot technische weefsels die worden gebruikt in een breed scala aan industriële toepassingen. Het is nauwkeurig werk, en het personeel dat erachter staat moet net zo nauwkeurig worden gevolgd en gecertificeerd, om nog maar te zwijgen van het feit dat ze op elk moment klaar moeten zijn voor een audit.

“Voordat we AG5 gingen gebruiken, hadden we Excel-sheets. Daarna zijn we overgestapt op een op macro’s gebaseerde Excel-sheet,” aldus Lena Müller-Frommeyer, HR Specialist Learning & Development bij GKD Group. “Er waren nog steeds veel fouten en veel individuele vergissingen. Het up-to-date houden was erg lastig.”

De upgrade van een basis-Excel naar een door macro’s gestuurde versie is een bekend verhaal: een workaround bovenop een workaround, waarbij elke iteratie complexiteit toevoegt zonder het onderliggende probleem daadwerkelijk op te lossen. Op een gegeven moment wordt het systeem – naast de inefficiëntie – een risicofactor.

Een werklast die onhoudbaar was geworden

Er was minder sprake van een omslagpunt dan van een opgebouwde druk. Handmatige processen namen toe, de coördinatie werd onbeheersbaar en de compliance-kwesties werden steeds moeilijker te negeren.

“Ik was gewoon niet meer in staat om de werklast aan te kunnen, en er waren te veel juridische risico’s aan verbonden,” zei Müller-Frommeyer. “Ons grootste operationele risico was absoluut het niet audit-ready zijn.”

Die combinatie van persoonlijke werklast en institutioneel risico dwong tot de zoektocht naar iets beters. GKD begon het proces met een duidelijk beeld van wat ze nodig hadden en evalueerde de markt.

“AG5 was de enige die aan al onze eisen kon voldoen,” aldus Müller-Frommeyer.

We hadden een heleboel handmatige processen die gecoördineerd moesten worden en ik was gewoon niet meer in staat om de werklast aan te kunnen.

Lena Müller-Frommeyer

HR Specialist Learning & Development, GKD Group

De functies die het verschil maakten

Een paar specifieke mogelijkheden vielen op zodra GKD operationeel was. De op kleur gebaseerde skill gap-analyse geeft iedereen in één oogopslag inzicht in de kwalificatiestatus, zonder dat er interpretatie nodig is. Cruciaal is dat de planningsfunctie hier direct op aansluit, dus wanneer er een tekort ontstaat, koppelt het systeem ter plekke een trainingsplan aan het betreffende certificaat.

Certificaten zelf waren voorheen een voortdurende bron van wrijving; managers vroegen voortdurend waar ze te vinden waren en wie ze in bezit had.

“Nu worden ze gewoon direct opgeslagen, heeft iedereen toegang, en dat heeft het leven voor veel mensen een stuk makkelijker gemaakt,” aldus Müller-Frommeyer.

Integratie met HR-software was een andere doorslaggevende factor, aangezien GKD de mogelijkheid wilde om AG5 te koppelen aan haar bestaande systemen in plaats van een parallel proces te draaien.

Ik hou van de op kleur gebaseerde skill gap-analyse. Je ziet dus in eerste oogopslag of je een tekort hebt of niet.

Lena Müller-Frommeyer

HR Specialist Learning & Development, GKD Group

Eigenaarschap waar het hoort

Voor GKD zijn vaardigheidsmatrices die voorheen constant centraal onderhoud vereisten, nu iets waar mensen direct mee aan de slag gaan.

“Ik zie dat we veel van de vaardigheden hebben kunnen standaardiseren. Mensen nemen het eigenaarschap over hun matrices. Het bespaart enorm veel tijd om alles up-to-date te houden,” aldus Müller-Frommeyer.

Wanneer de data zichtbaar en toegankelijk is, hoeft de verantwoordelijkheid voor het onderhoud ervan niet bij één persoon te liggen. Een dergelijke herverdeling van eigenaarschap, weg van een enkele overbelaste coördinator en naar de mensen over wie de data daadwerkelijk gaat, is wellicht de meest duurzame verandering van allemaal.