Zo maak je van succession planning een succes

Wat is succession planning?Copied

Elk bedrijf verliest (door natuurlijk of gedwongen verloop ) wel eens goede mensen die erg belangrijk zijn voor de organisatie. Met succession planning zorg je ervoor dat het bedrijf desondanks goed gepositioneerd blijft voor de toekomst. Het doel is om een pool van bekwame en geschoolde werknemers op te bouwen, mensen die klaarstaan om taken en rollen over te nemen als leiders en sleutelfiguren de organisatie verlaten.

Succession planning betekent dat je goede medewerkers aantrekt en hun kennis, vaardigheden en competenties aanscherpt. Zo worden ze klaargestoomd voor een promotie of de volgende stap in hun carrière. Succession planning is dus een bewuste investering in het talent van de toekomst.

Wanneer gebruik je het?Copied

Succession planning komt van pas in diverse scenario’s. Stel bijvoorbeeld dat de huidige medewerkers van je bedrijf prima zijn opgeleid, maar snel nieuwe vaardigheden onder de knie moeten krijgen voor een nieuw en groot project. Zo’n uitgebreid project vereist een goede planning en afstemming.

In dat geval moet je als organisatie natuurlijk een goed overzicht hebben van de skillsets van je workforce. Welke (hoeveel procent) van de nieuwe vaardigheden zijn al aanwezig binnen de organisatie? Aan welke skills ontbreekt het nog? Welke werknemers komen het meest in de buurt van het gewenste profiel en hoeven daarom het minst te worden om- of bijgeschoold? Goed uitgevoerde succession planning brengt dit in kaart en zorgt ervoor dat alle sleutelrollen naar behoren worden ingevuld.

Naast de bovengenoemde situatie zijn er nog wel meer scenario’s voorstelbaar waarin succession planning goed van pas komt. Denk bijvoorbeeld aan de onderstaande voorbeelden.

• De technologie die binnen je organisatie wordt gebruikt verandert op grote schaal.
• Je hebt moeite om te reageren op het plotselinge verlies of vertrek van toptalent. Zonder goede succession planning loop je het risico heel lang te moeten zoeken naar geschikte vervangers. En dat is slecht nieuws voor de continuïteit en concurrentiepositie van je bedrijf.
• Het invullen van openstaande vacatures duurt te lang. Dit kost geld en bedreigt de organisationele continuïteit.
• Managers op een of meerdere niveaus klagen dat ze te weinig mensen kunnen vinden die klaar zijn voor een promotie.
• Vrouwen of minderheden zijn of voelen zich niet voldoende vertegenwoordigd binnen een organisatie.
• Er vertrekken veel medewerkers met een hoog potentieel in vergelijking tot het aantal ervaren en succesvolle werknemers met een gemiddeld potentieel.

De voordelen van succession planningCopied

Succession planning heeft veel voordelen, zowel voor werknemers als werkgevers. Laten we de belangrijkste eens onder de loep nemen.

1. Het zelfvertrouwen van medewerkers krijgt een boost

Succession planning is een uiting van vertrouwen. Door te investeren in een medewerker en hem voor te bereiden op het overnemen van een belangrijke rol of functie in de nabije toekomst, versterk je zijn zelfvertrouwen. Je bevestigt zijn waarde als professional en stelt de medewerker een mooi carrièreperspectief in het vooruitzicht.

2. Succession planning zorgt voor continuïteit

Door al in een vroeg stadium (en op een proactieve manier) personeelsleden met veel potentieel te identificeren, heb je de juiste mensen voor belangrijke sleutelrollen al in huis voordat de huidige uitvoerders van die kerntaken vertrekken. Bovendien behoud je de kennis die zonder succession planning tegelijk met gepensioneerde medewerkers de deur uitloopt. Het resultaat: je kunt sneller reageren op veranderingen en bent in staat om de continuïteit van bedrijfsprocessen en leiderschap te waarborgen.

3. Gemakkelijker toptalent behouden

Succession planning is een vruchtbaar proces voor het erkennen, ontwikkelen, koesteren en behouden van toptalent. Je geeft een signaal af naar je medewerkers: wij nemen jouw carrière serieus en bieden de doorgroeimogelijkheden waar je als professional naar op zoek bent. De voordelen voor het bedrijf: minder ongewenst verloop en een flexibele, veelzijdige en dynamische workforce die goed kan inspringen op nieuwe ontwikkelingen.

4. Succession planning maakt je bedrijf disaster-proof

Bedrijven nemen allerhande maatregelen om zichzelf te wapenen tegen mogelijke rampspoed. Ze sluiten verzekeringen af tegen brand en stormschade. Ze schaffen moderne beveiligingssystemen aan om diefstal tegen te gaan. En met geavanceerde firewalls en antivirus software proberen ze de digitale achterdeur zo goed mogelijk af te sluiten voor cybercriminelen.

Succession planning kun je ook zien als een soort verzekering. Je kunt namelijk niet voorspellen of en wanneer sleutelspelers binnen je organisatie langdurig worden geveld door een ziekte of de overstap maken naar een concurrent. Succession planning zorgt ervoor dat je de opvolgers al klaar hebt staan.

5. Je creëert een sterke trainings- en opleidingsstructuur

Succession planning geeft medewerkers de handvatten om door te groeien naar een toekomstige functie. De toepassing ervan stimuleert de ontwikkeling van een goede trainings- en opleidingsstructuur. Het doel is immers dragende krachten van de toekomst de gelegenheid te geven om nieuwe vaardigheden te ontwikkelen en bestaande skills aan te scherpen.

6. Je bewaakt de eigen identiteit

Er zijn genoeg voorbeelden van managers en directeuren die van buitenaf komen en gelijk na hun aantreden een hele organisatie op de schop nemen. Jammer genoeg gaat dat vaak ten koste van de identiteit en reputatie van een bedrijf of merk. Een CEO of manager die als outsider binnenkomt, heeft vaak minder zicht op de specifieke waarden en missie die een bepaalde onderneming uniek maken. Met succession planning voorkom je een dergelijk scenario omdat de toekomstige leiders vanuit de organisatie zelf komen en intern worden klaargestoomd voor hun toekomstige rol.

Tips voor succession planningCopied

Maar hoe geef je succession planning in de dagelijkse praktijk vorm? Begin eens met onderstaande tips.

1. Plan proactief

Soms weet je al ruim van tevoren dat een belangrijke medewerker je organisatie gaat verlaten. Een aanstaande pensionering is een goed voorbeeld. Maar soms komt het vertrek of wegvallen van iemand als een verrassing.

Daarom is het belangrijk dat je proactief aan de slag gaat met het maken van een goed successieplan waarin je antwoorden formuleert op een stel essentiële vragen. Wat is de impact van een bepaalde medewerker op de organisatie? En hoe zou het wegvallen van die persoon onze activiteiten beïnvloeden?

2. Identificeer geschikte vervangers

De logische vervolgstap is het identificeren van potentiële vervangers. Welke interne kandidaten hebben de beste papieren voor het opvolgen van medewerker X? Hebben die kandidaten nog aanvullende trainingen nodig of kun je ze gelijk doorschuiven als volwaardig alternatief voor de vertrokken expert? Stel als directie en management mogelijke protégés ook tijdig op de hoogte van de plannen die je met ze hebt.

3. Bereid mensen goed voor op hun toekomstige rol

Als het goed is, investeer je als organisatie al in training en opleiding. Om van succession planning een succes te maken, is het verstandig om op dit vlak nog een tandje bij te schakelen.

Een goede leervorm is jobrotatie die gebruikmaakt van het model mentor-protégé. Zo kan de laatste zijn harde vaardigheden en soft skills bijspijkeren aan de hand van actuele werksituaties. Door zo’n leertraject in de vorm van een trail te gieten, kun je achteraf zien wat er precies goed en fout ging. Dit levert weer waardevolle feedback op voor het doorvoeren van verbeteringen.

4. Stem succession planning af op je bedrijfsstrategie

Goede succession planning volgt de lijn van je algemene bedrijfsstrategie. Op die manier investeer je namelijk doelgericht en in overeenstemming met je strategische doelstellingen in toekomstig sleutelpersoneel. Koppel succession planning ook aan bredere hr-kpi’s en -processen zoals prestatiebeheer, erkenning, werving, personeelsbeleid (retentie) en personeelsbeheer.

5. Zorg voor coördinatie

Succession planning werkt alleen met een gecoördineerde aanpak. Om te zorgen dat er genoeg ownership is van het proces, moeten de hr-afdeling, managers en senior executives gezamenlijk de verantwoordelijk dragen voor het ‘kweken’ van nieuwe leiders.

6. Vergeet ook de soft skills niet

Bij vaardigheden denken veel mensen vooral aan ‘harde skills’ zoals computervaardigheid, taalbeheersing of rekenvaardigheid. Maar ook soft skills zijn enorm belangrijk op de moderne arbeidsmarkt. Denk bijvoorbeeld aan communicatieve vaardigheden, de kunst van het onderhandelen, presenteren of timemanagement. Besteed hier dus ook aandacht aan als je serieus werk wilt maken van succession planning.

Het belang van skills mappingCopied

Skills mapping is een essentieel onderdeel van succession planning. Maar wat bedoelen we hier precies mee? Skills mapping is per medewerker in kaart brengen wat zijn sterke en zwakke punten zijn. De werkwijze toont welke vaardigheden en competenties binnen een organisatie al ruim voorhanden zijn, maar brengt ook eventuele skills gaps voor het voetlicht.

De software van AG5 is een prima tool voor skills mapping. Je ziet in één oogopslag wat medewerkers wel of niet kunnen en kunt die informatie ook in een centrale omgeving, direct op de werkvloer aanpassen.

AG5 en succession planning is dan ook een goede match. Het identificeren van potentiële opvolgers voor sleutelfiguren binnen je organisatie begint immers met een actueel en gedegen overzicht van hun skills en competenties. Bovendien kom je niet voor nare verrassingen te staan bij het wegvallen van een of enkele vaste krachten.

Aan de slag met succession managementCopied

Het is duidelijk dat succession management de potentie heeft om organisaties naar een hoger niveau te tillen. Het is een effectief medicijn tegen successieproblemen, waardoor je bedrijf wint aan stabiliteit en uiteindelijk beter bestand is tegen snelle veranderingen. Doe dus je voordeel met de tips uit dit artikel en maak werk van succession planning!

Author Copied

Rick van Echtelt

Rick van Echtelt is CEO van AG5 en leidt het bedrijf naar succes. Je ziet hem vaak op het voetbalveld om jonge voetbaltalenten te coachen.