Hoe kun je naleving op de werkplek garanderen?

Wat zijn wettelijke vereisten? Wet- en regelgeving met betrekking tot bedrijven is bedoeld om ervoor te zorgen dat bedrijven werken op een manier die veilig is voor zowel werknemers als het publiek. Deze vereisten kunnen worden gedefinieerd als het naleven van alle toepasselijke wet- en regelgeving in het land of de landen waar een bedrijf actief is. Wetten en regels...

Wat zijn wettelijke vereisten? Wet- en regelgeving met betrekking tot bedrijven is bedoeld om ervoor te zorgen dat bedrijven werken op een manier die veilig is voor zowel werknemers als het publiek. Deze vereisten kunnen worden gedefinieerd als het naleven van alle toepasselijke wet- en regelgeving in het land of de landen waar een bedrijf actief is. Wetten en regels die door alle bedrijven worden nageleefd, zorgen voor gelijke kansen van alle bedrijven en voor hogere normen voor burgers. Bedrijven die zich niet aan deze wetten en regels houden, kunnen zware boetes krijgen of zelfs worden gesloten. Kortom, naleving van de regelgeving beschermt zowel bedrijven als consumenten.

Hoe je naleving van wettelijke vereisten kunt garanderen Copied

Door proactief te zorgen voor naleving van de regelgeving kunnen bedrijven hun activiteiten verbeteren, hun werknemers en klanten beschermen en het risico op boetes of straffen verkleinen.

In de volgende stappen wordt beschreven hoe een bedrijf een goede nalevingscultuur op de werkplek kan creëren die het bedrijf helpt aan de wettelijke verplichtingen te voldoen. Het borgt ook dat het bedrijf effectief kan concurreren op de hedendaagse markt.

  1. Eerst moeten de wetten en voorschriften van de sector worden doorgenomen om te bepalen welke van toepassing zijn. Dit klinkt misschien als een ontmoedigende taak, maar er zijn veel hulpmiddelen beschikbaar waarmee dit proces gestroomlijnd kan worden.
  2. Zodra de toepasselijke wet- en regelgeving is geïdentificeerd, moeten bedrijfsbeleid en -procedures worden opgesteld of bijgewerkt om naleving te garanderen. Er moet ook een effectief controle- en auditsysteem worden opgezet, zodat niet-naleving snel kan worden vastgesteld en gecorrigeerd.
  3. Als het beleid en de procedures voor naleving en controle geïmplementeerd zijn, moeten werknemers en nieuwe werknemers worden getraind in het belang van naleving en in hoe ze de bedrijfsprocedures moeten naleven. Om dit proces soepel te laten verlopen, kunnen bestaande en nieuwe werknemers worden uitgenodigd voor nalevingsgesprekken. Een nalevingsgesprek is een ontmoeting tussen een vertegenwoordiger van een bedrijf en een huidige of toekomstige werknemer. Het doel van het gesprek is om te borgen dat de werknemer het beleid en de procedures van het bedrijf begrijpt en bereid is om zich eraan te houden.
  4. Tot slot moet het nalevingsprogramma regelmatig worden gecontroleerd om ervoor te zorgen dat het geheel bijgewerkt is voor nieuwe wetten of regels die betrekking hebben op het bedrijf en de sector. Door het nalevingsbeleid regelmatig te herzien, kan een bedrijf de veranderende regelgeving bijhouden, werknemers op de hoogte houden van nieuwe bedrijfsprocedures en ervoor zorgen dat de processen blijven voldoen aan de voorschriften.

Afbeelding met 4 stappen die aangeven hoe een bedrijf een cultuur van naleving van regelgeving op de werkvloer kan creëren. Dat helpt het bedrijf aan alle wettelijke verplichtingen te voldoen en zorgt ervoor dat het effectief kan concurreren op de hedendaagse markt.

Waarom is naleving van regelgeving belangrijk? Copied

Bedrijfseigenaren en managers zijn altijd op zoek naar manieren om de winstgevendheid te verhogen. Een manier om dit te borgen is voldoen aan alle toepasselijke wet- en regelgeving, want een van de voordelen van goede naleving is het vermijden van soms hoge boetes.

Naleving van de regelgeving geeft bedrijven ook de mogelijkheid om zekerheid en vertrouwen te vergroten, omdat ze weten dat ze niet het risico lopen te worden gesloten door regelgevende overheidsinstanties.

Tot slot hebben bedrijven die de wet naleven vaak een concurrentievoordeel ten opzichte van bedrijven die de wet aan hun laars lappen. Dit komt omdat klanten en investeerders steeds meer geïnteresseerd zijn in zakendoen met bedrijven die hoge ethische gedragsnormen hanteren. Om deze redenen moet naleving gezien worden als een kans om de winstgevendheid van elk bedrijf verder te verbeteren, ongeacht de sector.

Kosten voor naleving van regelgeving Copied

De kosten voor het naleven van regelgeving vallen uiteen in twee hoofdcategorieën: directe en indirecte kosten.

Directe kosten zijn kosten die ontstaan tijdens het naleven van de regelgeving, zoals de kosten van een interne Compliance Officer (nalevingsfunctionaris) of nieuwe software om naleving bij te houden. Indirecte kosten zijn kosten die niet rechtstreeks verband houden met de naleving, zoals de kansvergelijking met andere opties in plaats van tijd en middelen te investeren in de naleving van de regelgeving.

Hoewel de financiële impact van naleving aanzienlijk kan zijn, is het essentieel om je te realiseren dat de kosten van niet-naleving nog hoger zullen zijn. Bedrijven die de regelgeving niet naleven, krijgen te maken met hoge boetes, reputatieschade en verlies van klanten. In extreme gevallen kunnen bedrijven zelfs gedwongen worden om volledig te sluiten.

Hoe kun je blijven voldoen aan wettelijke vereisten? Copied

Elk bedrijf, ongeacht de grootte, branche of locatie, heeft te maken met verschillende risico’s in het kader van naleving van regelgeving. Daarom moeten bedrijven verschillende stappen ondernemen.

Ten eerste moeten ze op de hoogte blijven van alle relevante wetten en regels. Ten tweede moeten ze een uitgebreid nalevingsplan ontwikkelen dat beschrijft hoe ze alle toepasselijke wetten naleven. Bedrijven moeten ook systemen en procedures implementeren om ervoor te zorgen dat alle werknemers de nalevingsplannen volledig begrijpen en volgen.

Afbeelding met de meest voorkomende nalevingrisico's voor bedrijven

Hieronder staan enkele van de meest voorkomende nalevingrisico’s waarmee bedrijven te maken krijgen:

  • Veranderende wet- en regelgeving. Regeringen nemen regelmatig nieuwe wetten en regels aan die van invloed kunnen zijn op bedrijven. Een verandering in de milieuregelgeving kan bedrijven bijvoorbeeld verplichten om dure upgrades uit te voeren aan hun faciliteiten. Een nieuwe wet die discriminatie verbiedt, kan bedrijven verplichten om hun wervingsproces of de indeling van kantoorgebouwen aan te passen. Niet-naleving van deze wijzigingen kan leiden tot aanzienlijke boetes.
  • Nieuwe technologieën. Het steeds veranderende technologielandschap creëert voortdurend nieuwe nalevingrisico’s voor bedrijven. Als een bedrijf bijvoorbeeld overstapt op clouddiensten, kan het te maken krijgen met aanvullende wetgeving op het gebied van persoonsgegevensbescherming. Of het gebruik van autonome voertuigen als bedrijfsauto’s kan leiden tot nieuwe veiligheidsvoorschriften waarmee rekening moet worden gehouden. Bedrijven moeten op de hoogte zijn van alle nieuwe wetten en regels met betrekking tot nieuwe technologieën en ernaar streven om de concurrentie voor te blijven door snel te handelen om te voldoen aan alle relevante wetten en regels.
  • Toegenomen controle door toezichthouders. Regelgevers staan onder constante druk om bedrijven die zich niet aan de regels houden, hard aan te pakken. Bedrijven die niet kunnen bewijzen dat ze aan alle toepasselijke wetten en regels voldoen, worden onderworpen aan vaak dure onderzoeken en kunnen fikse boetes opgelegd krijgen.
  • Globalisering. De globalisering van het bedrijfsleven heeft geleid tot een complex web van wetten en regels. Bedrijven moeten nu door een lappendeken van verschillende wetten navigeren om naleving te borgen. Dit kan een ontmoedigende taak zijn, vooral voor kleine bedrijven. Er zijn echter hulpmiddelen beschikbaar die bedrijven kunnen helpen om op de hoogte te blijven van wereldwijde industriële voorschriften en normen.

Productie en naleving van regelgeving Copied

Fabrikanten moeten voldoen aan veel verschillende nalevingsvereisten om de veiligheid en kwaliteit van hun producten te garanderen. Deze vereisten kunnen variëren afhankelijk van het product dat wordt gemaakt. Meestal omvat dit materiaalspecificaties, kwaliteitsnormen en test- en certificatieprocedures. Daarnaast moeten fabrikanten  voldoen aan de regelgeving met betrekking tot productetikettering en verpakking. Het niet naleven van deze vereisten kan leiden tot aanzienlijke boetes en straffen. Daarom moeten fabrikanten begrijpen welke nalevingsvereisten van toepassing zijn op hun bedrijf en bedrijfstak.

Wat is naleving van regelgeving in de gezondheidszorg? Copied

In de gezondheidszorg verwijst naleving van regelgeving naar het naleven van richtlijnen die zijn opgesteld door externe instanties, zoals regelgevende overheidsinstanties en verzekeringsmaatschappijen.

Afbeelding van de verschillende regelgevingen in de gezondheidszorg.

Naleving van regelgeving is essentieel in de gezondheidszorg, omdat fraude en misbruik de veiligheid van patiënten in gevaar brengen. Niet-naleving kan leiden tot hoge boetes. Een efficiënt en betrouwbaar nalevingsprogramma bestaat uit vier belangrijke onderdelen: beleid en procedures; training en opleiding; audits en monitoring; en rapportage en communicatie.

Met deze onderdelen kunnen organisaties in de gezondheidszorg ervoor zorgen dat hun medewerkers zich houden aan de normen die zijn vastgesteld door de relevante regelgevende instanties. Een robuust nalevingsprogramma borgt ook dat de aangeboden gezondheidszorgproducten of -diensten veilig zijn – en dat patiënten de zorg van hoge kwaliteit krijgen waar ze op rekenen.

VS

Wat is PCI naleving in de gezondheidszorg? Copied

PCI-naleving (Payment Card Industry) verwijst naar een reeks beveiligingsstandaarden waaraan organisaties moeten voldoen die creditcardgegevens verwerken, opslaan of verzenden. De PCI Raad voor Beveiligingsnormen (Security Standards Council) werd in 2006 opgericht door grote creditcardmerken om kaarthouders te helpen beschermen tegen fraude en datalekken. De raad ontwikkelt en onderhoudt de PCI Data Security Standard (PCI DSS, gegevensbeveiligingsnorm), die 12 vereisten voor PCI-naleving bevat.

De PCI DSS 12 vereisten zijn als volgt:

  1. Een firewall installeren, configureren en onderhouden om gegevens van kaarthouders te beschermen
  2. Gebruik geen door de leverancier geleverde standaardwaarden voor systeemwachtwoorden en andere beveiligingsparameters
  3. Bescherm opgeslagen kaarthoudergegevens
  4. Versleutel de overdracht van kaarthoudergegevens via open, openbare netwerken
  5. Gebruik antivirussoftware en werk deze regelmatig bij
  6. Veilige systemen en toepassingen ontwikkelen en onderhouden
  7. Toegang tot kaarthoudergegevens beperken op basis van zakelijke noodzaak
  8. Een unieke ID toewijzen aan elke persoon met computertoegang
  9. Fysieke toegang tot kaarthoudergegevens beperken
  10. Alle toegang tot netwerkbronnen en kaarthoudergegevens bijhouden en bewaken
  11. Regelmatig beveiligingssystemen en -processen testen
  12. Een beleid onderhouden dat informatiebeveiliging aanpakt

Organisaties in de gezondheidszorg die creditcardinformatie verwerken, opslaan of verzenden moeten aan alle 12 vereisten voldoen voor naleving van de PCI. Het niet naleven van de PCI DSS kan leiden tot aanzienlijke boetes en straffen, maar ook tot een verhoogd risico op datalekken en fraude.

Wat is SOX-naleving? Copied

In de nasleep van bedrijfsschandalen zoals Enron en WorldCom stelde de Sarbanes-Oxley Act van 2002 (SOX) nieuwe eisen aan openbare bedrijven, waaronder meer informatieverschaffing, sterkere interne controles en meer onafhankelijk toezicht.

Bedrijven zijn SOX-compliant als ze ervoor zorgen dat hun financiële informatie accuraat is en voldoet aan alle wettelijke vereisten. Hoewel veel bedrijven naleving van SOX aanvankelijk als een last ervoeren, werden de voordelen van verbeterde financiële rapportage al snel duidelijk. Voor investeerders biedt naleving van SOX meer vertrouwen in de jaarrekening van een bedrijf. Voor werknemers creëert het een cultuur van verantwoordelijkheid. En voor bedrijven verbetert het de efficiëntie van de organisatie en helpt het kostbare fouten te voorkomen.

Uiteindelijk gaat het er bij SOX-naleving om vertrouwen in de markten te wekken en ervoor te zorgen dat bedrijven integer en transparant worden geleid.

SOX-naleving in de gezondheidszorg Copied

SOX-naleving in de gezondheidszorg verwijst naar de wettelijke vereisten die zijn vastgelegd in de Sarbanes-Oxley Act van 2002. Deze vereisten zijn bedoeld om investeerders te beschermen tegen fraude en de nauwkeurigheid van financiële overzichten te borgen.

SOX-naleving is meestal van toepassing op ziekenhuizen en andere zorgverleners in de gezondheidszorg. Hoewel de details van SOX-naleving van organisatie tot organisatie kunnen verschillen, zijn er een aantal gemeenschappelijke elementen waarvoor universele naleving vereist is. Deze omvatten het opzetten van interne controles, het uitvoeren van jaarlijkse audits en het implementeren van beleid en procedures met betrekking tot financiële verslaglegging. Door aan deze eisen te voldoen, kunnen organisaties in de gezondheidszorg de nauwkeurigheid van hun financiële overzichten garanderen en zichzelf beschermen tegen mogelijke aansprakelijkheid.

SOX-naleving rollen en verantwoordelijkheden Copied

Een Senior SOX Compliance Analyst (nalevingsanalist) is de curator van een bedrijf met betrekking tot het waarborgen van risico’s. Deze functie is verantwoordelijk voor het voorbereiden en uitvoeren van een op risico gebaseerd auditplan. Dit zorgt ervoor dat de belangrijkste operationele en financiële activiteiten actueel zijn en voldoen aan de bestuursnormen. Met andere woorden, een Senior SOX Compliance Analyst houdt bedrijfsprocessen in de gaten en doet suggesties voor verbeteringen om een hoog controleniveau te handhaven. De Compliance Analyst rapporteert rechtstreeks aan het management van de organisatie. Deze functie rapporteert rechtstreeks aan het management. Dus als er iemand is die de vinger aan de pols houdt van wat er gebeurt op het gebied van naleving, dan is het wel de Senior SOX Naleving Analyst.

Wat is HIPAA-naleving? Copied

De Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), die in 1996 werd opgericht, is een verzameling federale regels die tot doel hebben de privacy van persoonlijke gezondheidsinformatie (PHI) van patiënten te beschermen.

Een afbeelding met een acroniem van de Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA).

HIPAA-naleving zorgt ervoor dat gezondheidsplannen, zorgverleners en andere organisaties die omgaan met PHI zich houden aan strenge normen voor persoonsgegevensbescherming. Om te voldoen aan HIPAA moeten organisaties maatregelen nemen om PHI te beschermen tegen onbevoegde toegang, onbevoegd gebruik of onbevoegde openbaarmaking. Dit omvat het ontwikkelen van beleid en procedures voor het omgaan met PHI, het geven van personeelstraining over HIPAA-naleving en het implementeren van fysieke, technische en administratieve beveiligingscontroles. Het niet naleven van HIPAA kan leiden tot hoge boetes en andere straffen.

Wat is de sleutel tot succes voor HIPAA-naleving? Copied

Het instellen van regelmatige verplichte trainingen voor medewerkers, het opstellen van standaardprocedures voor elke situatie – en het op de hoogte blijven van software-updates en beveiligingssystemen – is de sleutel tot succes voor HIPAA-naleving.

Werknemers moeten HIPAA en hun rol in de naleving ervan begrijpen. Ze moeten ook weten hoe ze overtredingen waarvan ze getuige zijn, moeten melden. Er moeten  procedures worden ingesteld zodat, wanneer zich een overtreding voordoet, snel de juiste stappen worden ondernomen om de schade te beperken en verdere overtredingen te voorkomen. Tot slot is het belangrijk om op de hoogte te blijven  van wijzigingen in de HIPAA-wet- en regelgeving en de vooruitgang in beveiligingstechnologie.

Wat is ADA-naleving? Copied

De Amerikaanse Disabilities Act (ADA, arbeidsongeschiktheid) vaardigt uit dat een fysieke ruimte toegankelijk moet zijn voor mensen met een handicap. Deze voorschriften omvatten vereisten om opritten te voorzien voor rolstoelgebruikers, deuropeningen die breed genoeg zijn voor rolstoelen en borden in braille voor visueel gehandicapten.

Naleving van ADA is uiterst belangrijk om de veiligheid van mensen met een handicap te garanderen. Het biedt iedereen ook gelijke kansen om toegang te krijgen tot bedrijven en overheidsgebouwen en andere openbare ruimten.

Waarom is conformiteit met ADA belangrijk? Copied

Naleving van ADA is belangrijk omdat het iedereen gelijke toegang tot faciliteiten en diensten garandeert. Het helpt ook om veilige omgevingen te creëren voor alle gebruikers. Als bedrijven en organisaties de ADA naleven, zetten ze actieve stappen om het leven van mensen met een handicap te verbeteren – en naleving maakt hun faciliteiten veiliger en toegankelijker voor iedereen.

Een bedrijf dat bijvoorbeeld geen toegankelijke ingang heeft, zijn potentiële klanten die een rolstoel gebruiken uitgesloten. En als een openbaar toilet niet volledig aan de ADA voldoet, kunnen personen met een specifieke handicap er mogelijk geen gebruik van maken. Dit kan gezondheidsproblemen of zelfs gevaarlijke situaties veroorzaken. Bovendien zijn faciliteiten die niet aan de ADA voldoen vaak onoverzichtelijk en moeilijk te navigeren, wat potentiële veiligheidsrisico’s met zich meebrengt.

VK & EU

Wat is GDPR-naleving? Copied

Afbeelding met een acroniem van de General Data Protection Regulation (GDPR) van de Europese Unie (EU).

De General Data Protection Regulation (GDPR, AVG, Algemene Verordening Gegevensbescherming) van de Europese Unie (EU) is een verordening met betrekking tot gegevensbescherming die van toepassing is op alle EU-lidstaten en op elk bedrijf dat persoonsgegevens van personen binnen de EU verwerkt, ongeacht waar het is gevestigd.

Om te voldoen aan de GDPR/AVG moeten gegevensbeheerders een functionaris voor gegevensbescherming (DPO, Data Protection Officer) aanstellen, risicobeheerprocessen implementeren en een incidentenbestrijdingsplan opstellen. Persoonlijke gegevens moeten rechtmatig, transparant en voor een specifiek doel worden verwerkt. Gegevens moeten ook nauwkeurig en actueel zijn,  en worden gewist of vernietigd als ze niet langer nodig zijn. Personen hebben het recht om hun gegevens in te zien en te wijzigen, en om hun toestemming voor de verwerking ervan te beperken of in te trekken. De GDPR/AVG vereist ook dat bedrijven stappen ondernemen om de persoonlijke gegevens die ze verwerken te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, openbaarmaking of vernietiging.

Uitdagingen bij GDPR/AVG-naleving Copied

Sinds de GDPR/AVG in werking is getreden, heeft deze verschillende uitdagingen voor organisaties met zich meegebracht. Er zijn vier hoofdgebieden waarop organisaties met nalevingsuitdagingen worden geconfronteerd:

  1. De GDPR/AVG verbiedt de overdracht van persoonsgegevens naar landen buiten de EU, tenzij aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan. Dit is een uitdaging gebleken voor veel organisaties die gegevens moeten overdragen om internationaal zaken te doen.
  2. De GDPR/AVG verplicht organisaties om personen gedetailleerde informatie te geven over de manier waarop hun gegevens worden verwerkt. Dit kan een uitdaging zijn, want het vereist dat organisaties volledig inzicht hebben in hun gegevensverwerkingsactiviteiten.
  3. De GDPR/AVG geeft personen het recht op toegang tot hun gegevens en om correctie of verwijdering te eisen. Het verifiëren van de identiteit van personen kan echter een uitdaging zijn, vooral wanneer ze in verschillende landen gevestigd zijn.
  4. Onder de GDPR/AVG mogen overheidsinstanties alleen persoonsgegevens delen als aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan. Dit kan een uitdaging zijn als je te maken hebt met grote hoeveelheden gegevens en meerdere overheidsinstanties.

Wat is een GDPR-risicobeoordeling? Copied

Een GDPR-risicobeoordeling is van vitaal belang voor elk bedrijf dat gegevens van EU-burgers verwerkt. Door de risico’s en kwetsbaarheden te begrijpen, kan een bedrijf manieren uitwerken om deze gegevens te beschermen. Het proces omvat het identificeren, analyseren en evalueren van bedreigingen en kwetsbaarheden. Zo kan een bedrijf strategieën ontwikkelen om de impact van deze risico’s te voorkomen of te beperken. Als uit een risicobeoordeling bijvoorbeeld blijkt dat werknemers de grootste bedreiging vormen voor de gegevensbeveiliging, kan een bedrijf trainingen implementeren om het bewustzijn over gegevensbeschermingskwesties te vergroten. Door deze stappen te nemen, kan een bedrijf helpen om de gegevens van klanten en werknemers te beschermen.

Wie moet ervoor zorgen dat bedrijven voldoen aan de GDPR/AVG? Copied

Bedrijven zijn verplicht te garanderen dat hun praktijken in overeenstemming zijn met de GDPR/AVG-vereisten. Er zijn echter verschillende manieren om naleving te garanderen en er is geen pasklare oplossing. In veel gevallen is het nodig om samen te werken met een expert in GDPR/AVG naleving om een aanpak op maat te ontwikkelen die voldoet aan de specifieke behoeften van een bedrijf.

Author Copied

Revisions Copied

Original version | mei 11, 2023

Written by:

Gerelateerde berichten

Vraag een demo aan en spreek met een skills expert

Ontdek in slechts 15 minuten wat AG5 voor jou kan betekenen.

Boek een demo

ISO27001 certified     Free trial available