Competenties medewerkers in 6 stappen in kaart brengen | AG5

Stappenplan om competenties van medewerkers in kaart te brengen

Competenties van medewerkers vormen in zekere zin de ruggengraat van een organisatie. In onze huidige, dynamische arbeidsmarkt zijn de competenties waarover een medewerker beschikt misschien wel belangrijker dan zijn of haar opleidingsniveau of -richting!

Door competenties in kaart te brengen zie je snel welke kennis en vaardigheden binnen de organisatie aanwezig zijn of juist ontbreken. Daarbovenop vormen competenties ook een indicatie voor iemands ambities.

Maar hoe maak je deze competenties inzichtelijk? Welke technieken en tools staan tot je beschikking bij het in kaart brengen van competenties? En welke stappen moet je doorlopen? Wij laten het je zien aan de hand van een overzichtelijk stappenplan.

 

Wat zijn competenties?

Om te laten zien hoe je competenties in kaart brengt, is het allereerst belangrijk om helder voor ogen te hebben wat een competentie precies is.

Een competentie is volgens officiële definities ‘een in gedrag waarneembare combinatie van kennis, vaardigheden, houding en/of persoonskenmerken (persoonlijke kwaliteiten) waarmee in een arbeidssituatie bepaalde doelen worden bereikt’.

Een competentie is dus grotendeels een optelsom van de onderstaande bestanddelen.

  • De kennis (informatie en ervaring) die iemand in huis heeft.
  • De vaardigheden die iemand bezit. Dit zijn vooral de fysieke en geestelijke handelingen die iemand goed beheerst.
  • De houding en karaktertrekken die kenmerkend zijn voor een persoon. Het betreft hier vooral de (veelal aangeleerde) houding die iemand aanneemt ten opzichte van de wereld en zijn medemensen.

Een competentie is wat reikwijdte betreft dus breder dan een vaardigheid. In een eerdere blog zetten we de belangrijkste verschillen tussen competenties en vaardigheden uiteen.

 

Waarom competenties in kaart brengen?

Het goed in kaart brengen van competenties (naar het Engels ook vaak competency mapping genoemd) heeft diverse voordelen voor zowel het management van een bedrijf als de organisatie in haar geheel. Tijd om die voordelen achter het opstellen van een competentieprofiel eens goed op een rij te zetten.

 

1. Bouwstenen voor competentiemanagement

Een goed overzicht van competenties waarover medewerkers wel of juist niet beschikken vormt de basis van een solide competentieplan.

Een competentieplan of persoonlijk ontwikkelingsplan (POP) biedt een overzicht van de competenties waarover een medewerker beschikt en bevat een plan van aanpak voor het leren van nieuwe (of aanscherpen van bestaande) vaardigheden.

Een competentieplan richt zich doorgaans op de onderstaande vragen.

  • Wat wil iemand op professioneel vlak bereiken?
  • Wat zijn de persoonlijke doelstellingen en ambities van een medewerker?
  • Beschikt de medewerker over de juiste competenties om zijn ambities waar te maken en zijn functie op de best mogelijke manier uit te oefenen? En aan welke competenties moet hij/zij extra aandacht besteden als dit niet het geval is?

Een goed overzicht van de aanwezige en te ontwikkelen competenties binnen je organisatie is dan ook een eerste belangrijke voorwaarde voor het opstellen van een gedegen competentieplan.

 

2. Training op maat wordt mogelijk

Competency mapping stelt managers en directieleden in staat om medewerkers maatwerktraining aan te bieden.

Als je precies weet welke competenties goed ontwikkeld of juist onderontwikkeld zijn, kun je medewerkers de coaching, begeleiding en trainingen aanbieden die passen bij hun noden, behoeften en persoonlijke voorkeuren.

Zonder deze informatie blijft het natuurlijk giswerk. Niet echt effectief.

 

3. Harde competenties en soft skills onderscheiden

Naast bepaalde vaardigheden en hard skills zijn ook soft skills belangrijke assets voor de moderne arbeidsmarkt.

Het is bijvoorbeeld vanzelfsprekend dat je als docent of trainer/coach veel vakkennis bezit. Maar mensenkennis en goede didactische en communicatieve vaardigheden zijn minstens zo belangrijk om een dergelijk vak naar behoren uit te kunnen oefenen. En een copywriter moet niet alleen goed kunnen schrijven, maar ook weten hoe hij mensen met zijn teksten kan bereiken. Jezelf kunnen verkopen is in dit geval een eigenschap die net zo belangrijk is voor je bereik of verkoopsucces dan de daadwerkelijke schrijfkwaliteiten.

Door competenties goed in kaart te brengen, wordt het voor managers gemakkelijker om harde vaardigheden en soft skills van elkaar te onderscheiden. Dit leidt vaak tot nuttige inzichten. Vooral omdat soft skills in eerste instantie lastiger te meten zijn dan harde competenties die veelal zijn af te lezen aan de diploma’s, functie, aantal jaren ervaring en certificaten die iemand bezit. Het herkennen en kweken van soft skills vereist namelijk inzicht in de psyche en drijfveren van een bepaalde medewerker.

 

Stappenplan om competenties in kaart te brengen

Maar hoe ga je nu precies te werk bij het opstellen van een competentieprofiel? Welke stappen moet je doorlopen en welke aandachtspunten dien je in het achterhoofd houden om optimaal rendement te halen uit competency mapping? Wij leggen het uit aan de hand van onderstaand overzichtelijke stappenplan.

 

1. Competenties verzamelen en bepalen

De eerste stap bij het opstellen van een competentieplan is het formuleren van de juiste competenties voor een medewerker. Dit betekent dat je vanuit een organisatieperspectief de belangrijkste competenties selecteert die nodig zijn voor het vervullen van een functie of uitvoeren van een taak.

Bij het selecteren van competenties kun je gebruikmaken van een competentielijst of -set, een overzicht van competenties met de bijpassende beschrijvingen.

 

2. Bepaal de bijpassende gedragsindicatoren

Nadat je de belangrijkste competenties hebt geïdentificeerd, is het zaak om de gedragsindicatoren per competentie te identificeren.

Welke gedragsindicatoren zijn verbonden aan de gekozen competenties? Gedragsindicatoren zijn in dit geval beschrijvingen van concreet waarneembaar gedrag die bewijzen dat een medewerker beschikt over een bepaalde competentie.

Iemand die communicatief vaardig is, zou bijvoorbeeld goed moeten zijn in het leggen en onderhouden van contacten (zowel binnen het bedrijf als met externe partijen), het selecteren en gebruiken van belangrijke informatie en het formuleren en presenteren van ideeën en bedrijfsrelevante informatie. Het is belangrijk om gedragsindicatoren goed en helder te omschrijven zodat ze in de praktijk ook gemakkelijk meet- en toetsbaar zijn.

 

3. Ga in gesprek met de medewerker

Na de bovengenoemde voorbereidingswerkzaamheden is het tijd om de dialoog met de medewerker aan te gaan over het ontwikkelen van competenties.

Afhankelijk van de competentie, de werknemer en organisatie kan zo’n gesprek verschillende vormen aannemen.

  • Een gestructureerd interview richt zich vooral op vastliggende onderwerpen. Bij dit type gesprek worden de vragen een voor een doorgenomen en is er niet echt sprake van een spontaan gespreksverloop. Gestructureerde interviews hebben in de regel een hoge betrouwbaarheid en validiteit.
  • Een ongestructureerd interview heeft geen vooraf bepaalde structuur, verloopt veelal spontaan en behandelt losse onderwerpen. Het voordeel van deze gespreksvorm is het spontane en open karakter, maar de betrouwbaarheid en validiteit is wel minder dan bij het gestructureerde interview.
  • Een gedragsgericht interview onderzoekt vooral voorbeelden uit het verleden en maakt daarbij gebruik van de STARRT-methode.

 

4. Beoordeel de aanwezige competenties

Je weet nu wat de belangrijkste competenties en gedragsindicatoren binnen je organisatie zijn. Bovendien hebben de gesprekken met medewerkers waardevolle informatie opgeleverd over de reeds aanwezige en nog te ontwikkelen competenties.

De volgende stap is het beoordelen van de competenties. Voor dit onderdeel van competency mapping zijn ook weer een aantal handige tools beschikbaar.

 

Assessment center

Een assessment center is een evaluatieproces dat wordt gebruikt om competenties te beoordelen. Het wordt vaak ingezet bij het werven van kandidaat-medewerkers of het begeleiden van werknemers die van functie willen wisselen.

De beoordeling geschiedt aan de hand van werkvormen als rollenspellen, vragenlijsten die ingaan op persoonlijkheidskenmerken van een medewerker of gedragsobservaties. Het is belangrijk dat de gebruikte werkvormen altijd concreet zijn toegespitst op een duidelijk gedefinieerd competentieprofiel.

Het grote voordeel van een assessment center is dat het gedragingen observeert in een zorgvuldig gecreëerde context, iets dat met andere beoordelingsmethoden erg lastig is.

 

Development center

Een development center richt zich op de competentieontwikkeling van een medewerker. Deze test staat vooral stil bij de motivatie en drijfveren van de werknemer: wat vindt hij (of zij) belangrijk, hoe hoopt hij zich verder te ontwikkelen en welke ondersteuning heeft hij hierbij nodig?

Een development center bundelt verschillende technieken. Denk bijvoorbeeld aan interviews, cases of vaardigheidstesten. Een development center creëert een dialoog over de professionele ontwikkeling van een medewerker en maakt deel uit van een breder ontwikkelingstraject.

 

Praktische en schriftelijke testen

Deze toetsen kun je gebruiken om te testen of een medewerker over het pakket aan praktische vaardigheden beschikt dat onderdeel uitmaakt van een bepaalde competentie.

 

5. Evalueren en feedback geven

Nadat je alle informatie omtrent de vaardigheden van medewerkers op een rij hebt gezet, is het tijd om te evalueren en feedback te geven.

Bij het evalueren kun je terugvallen op een beproefde methode zoals het maken van een situationele competentieschets. Deze 360°‐feedback schetst een gedetailleerd beeld van de huidige situatie. Is een competentie aanwezig? Of toont een medewerker bepaalde competenties alleen in een select aantal situaties? Aan de hand van die informatie wordt het in kaart brengen en managen van competenties een stuk gemakkelijker.

Voor het geven van feedback kun je terugvallen op functionerings- of evaluatiegesprekken. Hierin kunnen manager en medewerker in dialoog gaan over de manier waarop de medewerker functioneert en hoe het zit met de reeds aanwezige en nog te ontwikkelen competenties van iemand. Op die manier leg je ook de basis voor passende ontwikkelingsondersteuning die de loopbaan van de medewerker in kwestie een extra impuls geeft. Alles over het leveren van optimale feedback lees je hier.

 

6. Analyseer de competenties van de toekomst

Dankzij de voorgaande stappen weet je nu welke competenties en gedragsindicatoren essentieel zijn in jouw organisatie. Bovendien heb je nu een goed overzicht van de competenties die al dan niet aanwezig zijn bij je medewerkers. Belangrijke informatie voor de organisatie van nu.

Maar zeker in het geval van competency mapping is het belangrijk om verder te kijken dan het heden en het vizier ook af en toe op de toekomst te richten. Mede door de snel voortschrijdende techniek zijn functies en taken in het moderne tijdsgewricht snel aan verandering onderhevig.

Houd daarom ook rekening met competenties die een vereiste zijn voor succes in de toekomst. Door al vroeg en goed na te denken over belangrijke competenties die jouw medewerkers in de wereld van morgen nodig hebben, blijf je de concurrentie binnen jouw vakgebied een stapje voor.

 

Competenties inzichtelijk maken

Gelukkig hoeft het inzichtelijk maken van competenties anno 2019 geen extreem complexe en tijdrovende klus meer te zijn. Skills matrixen werden lange tijd vooral gemaakt en bijgehouden in Excel. Hoewel Excel een bruikbare tool is voor het in kaart brengen van competenties, is het niet altijd de handigste en meest overzichtelijke optie. Op het gebied van complexiteit, versiebeheer en foutgevoeligheid heeft Excel namelijk nogal wat valkuilen.

De software van AG5 lost die problemen op en automatiseert veel van de handelingen die in Excel nog handmatig worden uitgevoerd. Zo ontstaat een overzicht van de actueelste stand van zaken wat betreft de competenties, vaardigheden en kwalificaties van alle medewerkers.

Met AG5 kun je bijvoorbeeld:

  • mutaties en trainingsresultaten direct bijwerken op de werkvloer;
  • de workforce voor een specifiek project direct koppelen aan de competenties, vakkennis en ervaring die nodig zijn om het werk naar behoren uit te voeren;
  • notificaties per medewerker, doelgroep of certificaat instellen;
  • de beste vervangers inplannen bij afwezigheid van een bepaalde medewerker;
  • organisatiestructuren nabootsen en alle mogelijke verbindingen maken tussen personen en de kwalificaties waaraan ze moeten voldoen.

Ben je ook op zoek naar de juiste tools om de competenties en vaardigheden van medewerkers binnen jouw organisatie inzichtelijker te maken? Informeer vrijblijvend naar de mogelijkheden of boek een gepersonaliseerde demo die je wegwijs maakt in de wereld van AG5!

 



Gerelateerde berichten