Hoe Vergeer Holland spreadsheet-chaos verving door audit-waardig vertrouwen

Een snel bewegende operatie met een traag, kwetsbaar systeem

Vergeer Holland rijpt en verpakt kaas voor exportmarkten over de hele wereld. Het is een sector met veel regelgeving, en lange tijd was het systeem achter de kwalificaties van het personeel één enkel, uitdijend Excel-bestand.

“We hadden een groot Excel-bestand met alle vaardigheden en kwaliteiten,” aldus Anne Houben, Learning & Development Coordinator bij Vergeer Holland. “Het was veel werk en uploaden, vooral bij audits. Het was een lastige manier om mensen te vinden en het duurde lang om het bestand te openen.”

Dat laatste detail is veelzeggend. Wanneer een bestand lang nodig heeft om te openen, is het al te groot om nuttig te zijn – en wanneer auditors aankloppen, is “te groot om nuttig te zijn” geen optie.

Het auditprobleem dat dwong tot verandering

Vergeer moest in staat zijn om duidelijk en onmiddellijk aan te tonen dat hun personeel naar behoren gekwalificeerd was, niet na het doorspitten van een spreadsheet, maar op het moment zelf.

“Het grootste operationele pijnpunt om naar een ander systeem te zoeken, waren onze audits,” zei Houben. “We wilden tijdens de audit laten zien dat we goed gekwalificeerd waren, dat we goed gekwalificeerde medewerkers hadden. En we zochten een systeem dat dat direct kon laten zien tijdens ons gesprek met een auditor.”

Dat is een specifieke en veeleisende behoefte, waarbij het zowel gaat om het hebben van de data als het op verzoek kunnen presenteren ervan, met vertrouwen, ten overstaan van iemand wiens taak het is om hiaten te vinden.

We wilden tijdens de audit laten zien dat we goed gekwalificeerd waren, dat we goed gekwalificeerde medewerkers hadden. En we zochten een systeem dat dat direct kon laten zien.

Anne Houben

Learning & Development Coordinator, Vergeer Holland

Zichtbaarheid die verder reikt dan L&D

Een van de belangrijkste verschuivingen na de implementatie van AG5 betrof de verantwoordelijkheid. Vaardigheidsbeheer was niet langer iets dat uitsluitend binnen de L&D-functie leefde, maar werd iets dat managers zelf konden inzien en waarop zij actie konden ondernemen.

“AG5 geeft ons een goed overzicht van alle vaardigheden. Niet alleen aan ons, maar ook aan de managers. Zo kunnen zij zelf zien wat voor vaardigheden mensen nodig hebben,” aldus Houben. “Dat geeft hen ook de verantwoordelijkheid om te zien wat er op hun afdelingen gebeurt.”

Het team gebruikt de Insights-functie van AG5 om managers een actueel beeld te geven van waar hun teams staan. Wanneer de data zichtbaar is, volgt het eigenaarschap vanzelf.

Een systeem dat met u meegroeit

Het verhaal van Houben werpt licht op hoe de relatie van Vergeer met AG5 niet stopte bij de implementatie. Maandelijkse sessies geven het team een vast contactmoment om vragen te stellen, nieuwe behoeften aan te kaarten en de manier waarop zij met het platform werken te blijven verbeteren.

“Elke keer als we een vraag hebben en we iets willen verbeteren, heeft AG5 een oplossing of komt er in de toekomst een oplossing,” zei Houben.

AG5 geeft ons een goed overzicht van alle vaardigheden. Niet alleen aan ons, maar ook aan de managers. Zo kunnen zij zelf zien wat voor vaardigheden mensen nodig hebben.

Anne Houben

Learning & Development Coordinator, Vergeer Holland

Voor Vergeer Holland moet de complexiteit in het product liggen, niet in de tools die worden gebruikt voor de dagelijkse werkzaamheden. AG5 geeft het team van Vergeer de helderheid die nodig is om hun personeel gekwalificeerd, hun managers geïnformeerd en hun auditors tevreden te houden, en dat alles zonder een spreadsheet te openen.