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Van der Heide

  • Technologie & Technik

Gerard Drost, QHSE-Manager & Senior-Sicherheitsexperte bei Van der Heide, suchte ein System, das rechtzeitig und automatisch eine Benachrichtigung verschickt, wenn ein Zertifikat fast abgelaufen ist.

Erzielte Ergebnisse:

  • Durch automatisch verschickte E-Mails gibt es keinen Stress mehr wegen abgelaufenen Zertifikaten.
  • Jeder Mitarbeiter hat dank der AG5-App alle seine Zertifikate immer zur Hand.
  • Klare Übersicht über fast abgelaufene Zertifikate

Welches Problem haben Sie versucht zu lösen?

Wir hatten mal ein A3-Blatt mit Ausbildungen und Qualifikationen, das man dann auffalten musste. Mit 50 Mitarbeitern ist das schon fast unmöglich, aber wir haben über 200 Mitarbeiter!

Unser Problem war, dass wir alle unsere Schulungen und Qualifikationen in einer Excel-Tabelle festgehalten haben, die schließlich sehr lang und hoch war und viele Spalten hatte. Diese Tabelle wurde von nur einer Mitarbeiterin gewartet. Denn wenn mehrere Leute daran arbeiten würden, wäre das gar nicht gut. AG5 ist die perfekte Lösung für dieses Problem.

Und was haben die Mitarbeiter gesagt?

Ein großer Vorteil von AG5 ist die Verknüpfung mit einer App. Wir laden die Zertifikate einfach hoch, sie befinden sich also im System. Wenn die App dann installiert ist, haben Sie Ihre Zertifikate immer zur Hand. Sie sind dann also auch für den Kunden immer einsehbar. Die Kunden fragen nämlich regelmäßig danach. Sie möchten z.B. das SGU-Zertifikat sehen. Und sie wollen sehen, dass man dazu autorisiert ist, die Arbeiten zu tun. Früher war das eine Menge Papierkram. Und dann konnten die Zertifikate natürlich nicht gefunden werden, wenn sie gebraucht wurden.

Mit der App können unsere Mitarbeiter jetzt alle Infos auf einmal anzeigen, wenn sie am Tor stehen, um das Gelände zu betreten. Und dann heißt es nach kurzer Zeit: “Ja, alles klar, kommen Sie rein.”

Wie verändert sich der Markt, in dem Sie arbeiten?

Immer mehr Zertifizierungen werden benötigt. Früher brauchten Sie nur 1 Zertifizierung: SGU. Heutzutage benötigt man auch alle möglichen technischen Zertifizierungen, z.B. die SCIOS-Teilregelungen 8, 9, 10 und 12. Unsere Inspektoren benötigen immer mehr Zertifikate, um überhaupt arbeiten zu können. Und das wird nur noch mehr werden. Das ist aber kein Problem, da sich Van der Heide dadurch von anderen abhebt, die diese Zertifikate nicht haben. Aber die Qualifikationen müssen natürlich gut organisiert sein. Dafür verwenden wir AG5.

Arbeiten Sie auch noch mit anderen Systemen?

Wir haben auch ein HRM-System. Als Kompetenzmatrix verwenden wir aber viel lieber AG5. In AG5 hat man nämlich nicht nur einen schnellen und vollständigen Überblick über den Status aller Schulungen, sondern kann auch die für (künftige) Arbeitsplätze benötigten Kompetenzen übersichtlich erfassen. Außerdem ist das Hochladen eines Zertifikats in unser aktuelles HRM-System eine Menge Arbeit, während es mit AG5 ein Kinderspiel ist. Das HRM-System zeigt zwar an, wenn die Schulung eines Mitarbeiters bald abläuft. Aber man bekommt nur einmal ein Signal, und dann vergisst man es schnell wieder. In AG5 kann man mehrere Signale einstellen. AG5 ist also aus mehreren Gründen die perfekte Lösung.

Aber der größte Vorteil besteht darin, dass wir mit AG5 einen viel schnelleren und besseren Überblick über die Ablaufdaten von Diplomen und Pflichtschulungen haben.

Unsere Mitarbeiter müssen an sehr vielen Schulungen teilnehmen: SGU, im Bereich Sicherheit, im Bereich Technik, Hubarbeitsbühnen – um nur ein paar zu nennen. Und all das wurde nur von dieser einen Mitarbeiterin in Excel festgehalten.

Als ihr dann die Arbeitsabläufe in AG5 erklärt wurden, war sie total begeistert. Zu diesen Arbeitsabläufen gehört das automatische Versenden von E-Mails an Mitarbeiter zu bestimmten Zeitpunkten, dass ihr Zertifikat bald abgelaufen ist. Dadurch spart sie eine Menge Zeit, da sie nicht mehr alles in Excel nachverfolgen und den Leuten nicht mehr hinterherlaufen muss. Sie hat sofort mit der Vorbereitung dieser automatischen E-Mails begonnen und diese Arbeit auch an ihrem freien Nachmittag noch fortgesetzt.

Gibt es dann überhaupt keine Wünsche mehr?

Doch natürlich. Wenn wir eine Schulung noch mit Kosten verknüpfen können, so dass wir auf Basis der Umsatzdaten mehrjährige Budgets erstellen können, ist AG5 unserer Meinung nach perfekt.

Möchten auch Sie die Kontrolle über alle Zertifizierungen innerhalb Ihrer Organisation gewinnen?

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