Hoe Renewi van een compliancepercentage van 22% naar 71% ging en 40.000 trainingscertificaten centraliseerde
Auditvoorbereiding op aanvraag voor 120 locaties, en een compliancepercentage dat blijft verbeteren.
Certificaten in een lade
Renewi is een waste-to-productbedrijf dat actief is in Nederland, België, Frankrijk en Portugal, afval inzamelt en dit als bruikbaar product teruggeeft aan de samenleving. Met meer dan 6.000 medewerkers verspreid over ongeveer 120 locaties en bijna 900 functies, was het beheer van verplichte trainingen en certificeringen een ernstig probleem geworden. De data bestond wel, maar niemand wist waar deze was.
“Al onze certificeringen van onze medewerkers lagen overal verspreid. Sommige stonden op een desktop, sommige in een HR-systeem, andere lagen gewoon in een lade van een operator,” aldus Alex Baggerman, Renewi’s Group Director of Talent & Learning.
Elke locatie hield trainingen op een andere manier bij. Dat betekende tientallen Excel-bestanden, gefragmenteerde data, geen consistent beeld van wie waarvoor gekwalificeerd was, en geen betrouwbare manier om daarachter te komen voordat een auditor erom vroeg.
Een compliancepercentage dat het probleem onmogelijk maakte om te negeren
Vóór AG5 bedroeg het compliancepercentage van het personeelsbestand van Renewi 22%. Dit was een fundamentele tekortkoming die reële risico’s op het gebied van regelgeving met zich meebracht.
Een auditrapport maakte het uiteindelijk formeel en legde hiaten bloot in de vereiste trainingen voor uitvoerend personeel op meerdere locaties. Die bevinding leidde tot wat Renewi het “License to Operate”-project noemde, een bedrijfsbreed initiatief om alle trainingsgegevens te centraliseren en te standaardiseren.
“We hadden geen controle over welk type certificaat verlopen was, welk type certificaat nodig was, of welk type certificaat misschien overbodig was getraind,” zei Baggerman. “Ik hou ervan als zaken saai en voorspelbaar zijn, en op dat moment was het niet saai en niet voorspelbaar, dus het gaf veel stress.”
We begonnen op een compliancy-niveau van 22%. Na de implementatie zitten we op 71%, en dat aantal stijgt nog steeds.
Alex Baggerman
Group Director Talent & Learning, Renewi
Eén ding, heel goed gedaan
Renewi evalueerde de opties en koos voor AG5 vanwege de praktische bruikbaarheid, het gebruiksgemak en de toegankelijkheid via zowel de mobiele app als desktop, en omdat het specifiek voor dit probleem is gebouwd.
“AG5 doet gewoon wat het moet doen. Ze doen één ding heel goed,” aldus Baggerman.
Het Renewi-team begon met een gestructureerde uitrol. Eerst verzamelden en valideerden ze gegevens van alle 120 locaties, waarbij ze gaandeweg 40.000 certificaten ontdekten die in verouderde systemen waren opgeslagen en 354 leerobjecten verspreid over afdelingen, allemaal beheerd door een klein team van slechts 1,5 FTE. Ze stemden de kwalificatie-eisen af tussen de afdelingen, betrokken managers in feedbackloops na elke implementatieronde en legden het eigenaarschap bewust bij de operatie in plaats van bij IT.
“We boekten meer succes toen HR het proces faciliteerde, maar de operatie het eigenaarschap nam over compliance,” zei Baggerman.
Saai en voorspelbaar, op de best mogelijke manier
Het compliancepercentage vertelt het duidelijkste verhaal van het succes van License to Operate, met percentages die drastisch stegen van 22% naar 71%. Die cijfers stijgen nog steeds. De dagelijkse ervaring bij Renewi is net zo aanzienlijk veranderd. De auditvoorbereiding, voorheen een wekenlange zoektocht om bewijsmateriaal te vinden en te verzamelen, is nu iets dat het team op aanvraag afhandelt.
“Normaal gesproken moet je voor een audit veel voorbereiden, en nu kun je gewoon naar de audit gaan, dus dat bespaart ook veel tijd in de voorbereiding,” aldus Baggerman.
Nu is compliance zichtbaar en betrouwbaar. We kunnen ons richten op het verbeteren van vaardigheden in plaats van het najagen van certificaten.
Alex Baggerman
Group Director Talent & Learning, Renewi
Renewi breidt het systeem nu uit naar opleidingsleveranciers en externe medewerkers. Het doel is hetzelfde als dat wat het project vanaf het begin dreef: een compliancebeeld creëren dat consistent en aantoonbaar is, zonder ruimte voor verrassingen.
“AG5 gaf ons een basis. We hebben nu controle, zichtbaarheid en een model waarop we kunnen voortbouwen,” zei Baggerman.
