Renewi

Renewi, een toonaangevend bedrijf dat afval verwerkt tot producten, is actief in Nederland, België, Frankrijk en Portugal. Met meer dan 6.000 medewerkers en bijna 900 verschillende functies was het beheren van verplichte trainingen en certificeringen complex geworden. Elke locatie hanteerde een andere trainingsaanpak.

Dit betekende dat we met tientallen Excel-bestanden en gefragmenteerde gegevens moesten werken, waardoor we geen volledig overzicht hadden van de vereiste kwalificaties per functie.

aldus Maria van Leeuwen, Interim projectmanager Leren en Ontwikkeling bij Renewi.

Een duidelijkere structuur zou Renewi in staat stellen om naleving aan te tonen tijdens audits en het toezicht op alle locaties te versterken om een consistenter en betrouwbaarder beeld van de naleving te krijgen.

Een waarschuwing leidt tot verandering

Een auditrapport bracht tekortkomingen aan het licht in de verplichte training van productiemedewerkers op verschillende locaties van Renewi. Deze bevinding leidde tot de start van het project ‘License to Operate’, een initiatief om alle trainingsgegevens binnen het bedrijf te centraliseren en te standaardiseren. Om consistente naleving te waarborgen, hebben we AG5 ingevoerd, gevolgd door een uniforme kwalificatiematrix en gestroomlijnd leveranciersbeheer. Hiermee hebben we een sterkere basis voor betrouwbaar bestuur gelegd.

Dat gaf ons een betrouwbare manier om naleving aan te tonen en onze bedrijfsvergunning te beschermen.

aldus Alex Baggerman, Directeur Talent en Leren van Renewi.

De eerste stap was het verzamelen en valideren van gegevens van 120 locaties. Het team ontdekte 40.000 certificaten die waren opgeslagen in verouderde systemen en 354 leerobjecten die waren verspreid over verschillende afdelingen, allemaal gecoördineerd door een klein team van slechts 1,5 FTE.

Van spreadsheets naar structuur

Renewi besloot om de gefragmenteerde spreadsheets te vervangen door één uniform systeem. Het project begon met het vaststellen van een basis voor essentiële veiligheids- en operationele trainingen. Elke afdeling beoordeelde en stemde de kwalificatie-eisen op elkaar af om een ​​consistent kader te creëren.

We wilden één systeem dat SHEQ, Bedrijfsvoering en HR met elkaar verbindt en managers realtime inzicht geeft in de naleving van trainingseisen,

aldus van Leeuwen. Nadat de gegevens waren geüpload, gaven managers feedback om de configuratie te optimaliseren. Na elke implementatieronde hield het team evaluatiesessies om knelpunten te identificeren en aanpassingen te maken. “Een duidelijke tijdlijn en zichtbare resultaten zorgden ervoor dat iedereen voldoende motivatie had,” zegt van Leeuwen.

Deze gestructureerde aanpak versterkte de samenwerking en zorgde voor een voortdurende dynamiek op verschillende locaties die voorheen gewend waren om onafhankelijk of in afzonderlijke afdelingen te werken.

Lessen die we onderweg hebben geleerd

Het team moest tijdens de uitrol een aantal belangrijke beslissingen maken. Aanvankelijk werd er gedebatteerd of ze een eigen systeem zouden bouwen of een bestaand platform zouden gebruiken. Uiteindelijk kozen ze voor een kant-en-klare oplossing vanwege de snelheid, stabiliteit en schaalbaarheid ervan.

In eerste instantie uploadden medewerkers hun eigen certificaten, wat al snel variaties in de gegevenskwaliteit aan het licht bracht. Het team voerde vervolgens ondersteuning in om de uploads te verifiëren en te steunen, waardoor dit inzicht werd omgezet in een kans om de betrouwbaarheid van de gegevens te verhogen zonder de voortgang te vertragen.

Eigenaarschap was ook een belangrijke overweging. Het project werd geleid door Bedrijfsvoering en IT bood ondersteuning, zodat de mensen die het systeem dagelijks zouden gebruiken, konden bepalen hoe het werd vormgegeven. “We hebben geleerd dat de acceptatie door Bedrijfsvoering niet zo soepel verliep toen IT de leiding had.” “We hadden meer succes toen HR het proces ging faciliteren en Bedrijfsvoering de verantwoordelijkheid voor de naleving op zich nam”, aldus Baggerman.

Duidelijke resultaten en een stevigere basis

Het License to Operate-project heeft de manier waarop Renewi trainingen en naleving beheert volledig veranderd. Kwalificatiegegevens van elke locatie zijn nu gecentraliseerd, het bestuur is consistent en de voorbereiding op audits verloopt aanzienlijk sneller en betrouwbaarder. Managers hebben een duidelijk overzicht van de trainingsbehoeften en -verlengingen, wat de verantwoordelijkheid binnen de verschillende afdelingen versterkt. “Nu is naleving zichtbaar en betrouwbaar”, aldus Baggerman.

We kunnen aantonen dat onze teams gekwalificeerd zijn en we kunnen ons richten op het verbeteren van vaardigheden in plaats van op het behalen van certificaten.

Nu de basis is gelegd, bereidt Renewi zich voor om het systeem te koppelen aan trainingsaanbieders en uit te breiden naar externe medewerkers. De bestuursstructuren en SLA’s worden momenteel afgerond om de duurzaamheid op lange termijn te waarborgen.

“AG5 gaf ons een basis,” zegt van Leeuwen. “We hebben nu beheer, inzicht en een model waarop we kunnen voortbouwen.”