Fallstudie LabPON

Die Planer sind auch sehr froh, dass sie nicht mehr den ganzen Papierkram durcharbeiten müssen.

Welches Problem wollten Sie lösen?

Wir haben alle Handlungen der Histologie-Abteilung auf Papierformularen in Ordnern festgehalten. Sobald es neue Aufgaben oder Funktionen gab, mussten all diese Papierformulare neu ausgedruckt werden. Es sind nämlich alles Standardformulare, und dann musste man die modifizierte Version davon ausdrucken. Und das bedeutet, dass die Mitarbeiter alles in ihren Registerkarten anpassen mussten.

Es gibt ca. 300 verschiedene Qualifikationen, die alle für jeden Mitarbeiter handschriftlich auf Papier ausgefüllt und abgezeichnet wurden. Gemäß den ISO-Normen müssen wir alle diese Informationen immer aktuell halten.

Warum ist es für Sie wichtig, dass in diesem Bereich Ordnung herrscht?

Wir betreiben medizinische Forschung. Wenn dabei etwas schief geht, müssen Sie nachweisen können, dass die Person für die Durchführung dieser Qualifikation kompetent war.

Als wir kontrolliert wurden, mussten wir den ganzen Papierkram überprüfen. Dann saßen wir in einem Raum und mussten die vielen Ordner durchgehen. Die ganzen Seiten aller Mitarbeiter.

Es hat einen Tag gedauert, alle Ordner durchzugehen. Denn wenn etwas nicht abgezeichnet oder aktualisiert wird, muss man sich darum wieder kümmern. Mit AG5 haben wir jetzt alle Infos für jede Abteilung auf einen Blick vorliegen. Es dauert nur 1 Klick: wenn jeder 100 % hat, ist es in Ordnung.

Auf welche Weise haben sich Ihre Tätigkeiten verändert?

Die Mitarbeiter wissen immer genau, wie weit ein Kollege ist, z.B. bei der Einarbeitung. Früher war es so, dass ein anderer Mitarbeiter dieselbe Datei brauchte, die dann aber weg war. Dann wollten sie die Datei ausfüllen, und dann war sie wieder nicht da. Jetzt können Sie Qualifikationen in AG5 einfach überall und mit mehreren Personen gleichzeitig ausfüllen.

Die Planer sind auch sehr froh, dass sie nicht mehr den ganzen Papierkram erledigen müssen. Sie können jetzt direkt in AG5 sehen, wer für eine Qualifikation befugt ist und wer nicht oder noch eingearbeitet werden muss. Außerdem können sie auch sofort sehen, wie weit jemand mit der Einarbeitung ist.

Gibt es noch weitere Vorteile?

Was auch toll an AG5 ist: wenn wir neue Systeme implementieren, bekommen wir normalerweise immer etwas Widerstand seitens der Belegschaft. Aber dieses Mal hat wirklich niemand gesagt: „Ich mag das nicht“ oder „Ich will das nicht“. Weil es so viel einfacher geworden ist.