Energieberater

Bei der monatlichen Prüfung durch den Akkreditierungsrat haben wir jetzt keinen Stress mehr.

Für welches Problem wollten Sie eine Lösung haben?

Wir sind eine innovative Zertifizierungs- und Prüfstelle für Druckgeräte. Da wir unsere Kunden zertifizieren, ist es logisch, dass unsere Mitarbeiter selbst auch viele Akkreditierungen benötigen. Bei uns muss ein Mitarbeiter über verschiedene Kompetenzen für unterschiedliche berufliche Aufgaben verfügen. Wir verfügen über insgesamt 270 Kompetenzen. Deshalb benötigen wir ein gutes System für die Kompetenzverwaltung.

Wie ist es vorher gelaufen?

Früher haben wir die Kompetenzen aller Mitarbeiter in dem System I-talent erfasst. Dieses System war aber nicht für die Kompetenzverwaltung entwickelt worden. Die darin enthaltenen Daten mussten wir immer noch ergänzen, weil dem System bestimmte Funktionen fehlten. Deshalb haben wir die Kompetenzen immer nach Excel exportiert. Aber dabei ging häufig etwas schief.

Wie haben Tabellenkalkulationen die vorhandenen Probleme verschlimmert?

Manchmal waren beispielsweise falsche Formeln in Excel. Die Eingabe neuer Mitarbeiter war wegen der Komplexität der Excel-Formeln sehr fehleranfällig. Wenn man 270 Kompetenzen pro Mitarbeiter nachverfolgen muss, ist das ein enormer Arbeitsaufwand. Und die Unsicherheit, ob das gutgeht, ist schrecklich.

Warum waren Sie gestresst?

Wir waren durch unsere unzureichende Kompetenzverwaltung gestresst. Unsere Mitarbeiter müssen nämlich akkreditiert sein und bleiben, um ihren Beruf überhaupt ausüben zu dürfen. Außerdem werden sie noch jeden Monat vom Akkreditierungsrat geprüft. Folglich waren alle jeden Monat total nervös, weil sie Angst hatten, dass die Prüfung ergeben könnte, dass Kompetenzen fehlten oder nicht richtig in Excel aufgeführt waren. Hinzu kommt, dass die Mitarbeiter keinen Zugriff auf ihre eigenen Daten hatten. Sie konnten also auch nicht überprüfen, wie es um ihre Akkreditierungen bestellt war oder ob alles ordnungsgemäß im System gespeichert war.

Was hat sich jetzt verbessert?

Jetzt, wo wir mit AG5 arbeiten, haben wir glücklicherweise keinen Stress mehr mit den Prüfungen des Rates. Wir haben jetzt ein benutzerfreundliches Verwaltungssystem. Bei einem Rundgang durch das Unternehmen stimmt einfach alles, und das wissen unsere Mitarbeiter schon im Voraus. Die Zertifikate sind mit den Kompetenzen verknüpft. Deshalb können sie bei Audits direkt abgerufen werden, und der Rat kann sie kontrollieren.

Einer der Gründe dafür, dass jetzt alles in Ordnung ist, besteht darin, dass es keine defekten Formeln mehr gibt und das Reparieren von Formeln der Vergangenheit angehört, da wir keine Exporte mehr machen und Excel nicht mehr verwenden müssen.

Und gibt es noch weitere Vorteile?

Neue Mitarbeiter können jetzt schnell auf neu zu erwerbende Kompetenzen hin geprüft werden, so dass wir schnell und zuverlässig wissen, wer wo eingesetzt werden kann. Wir verwenden auch mit Kompetenzen verknüpfte Stellenprofile. Außerdem verwalten die Mitarbeiter ihre eigenen Kompetenzen und können dann einfach von ihrem Vorgesetzten bewertet und anerkannt werden.

So besitzt jeder stets einen aktuellen Überblick über seine Fähigkeiten und Kompetenzen, einschließlich eventueller Maßnahmen, die er ergreifen muss. Das kann beispielsweise die Rezertifizierung für ein abgelaufenes Zertifikat sein.

AG5 benachrichtigt einen außerdem automatisch per E-Mail über auslaufende Zertifizierungen, damit nichts mehr vergessen wird. Das war früher mit viel Stress verbunden.

Durch dieses neue System sparen wir mindestens 40 % der Zeit für Aufgaben, die früher bei der Verwaltung lagen, um alle Kompetenzen auf dem neuesten Stand zu halten und zu überprüfen.

AG5 benachrichtigt einen außerdem automatisch per E-Mail über auslaufende Zertifizierungen, damit nichts mehr vergessen wird. Das war früher mit viel Stress verbunden.

Durch dieses neue System sparen wir mindestens 40 % der Zeit für Aufgaben, die früher bei der Verwaltung lagen, um alle Kompetenzen auf dem neuesten Stand zu halten und zu überprüfen.