Praktijkvoorbeelden waarbij skills management software je kan helpen

  • Skills matrixen bouwen – zonder te programmeren
  • Certificaten van medewerkers bijna verlopen? Ontvang automatisch notificaties
  • Zieke medewerker? Vind met één zoekopdracht direct de vervanger
  • Een productielijn omstellen? Vind de operators die het kunnen
  • Morgen een audit? Zorg direct voor een goede eerste indruk
  • Met drag and drop iedere organisatiestructuur nabouwen – hoe complex ook


Skills matrixen bouwen - zonder te programmeren

Een skills matrix in Excel betekent: veel tabbladen en formules.

Wat zet je op de x- en y-as? Hoe groepeer je data: per medewerker, team of machinelijn? Wil je alleen behaalde certificaten zien of ook taken? En welke resultaten: de vereiste, de behaalde of toch de GAP?

Dit is lastig om in Excel met formules aan elkaar te knopen. Je hebt al snel een Excel-expert nodig met programmeer-skills. En gebruikers kunnen de matrix per ongeluk kapot maken als ze ook maar één teken in een formule veranderen.

Dat kan veel simpeler in AG5. Daar kun je zelf matrixen bouwen door informatie ‘bij elkaar te klikken’. Iedereen kan het, programmeren is niet nodig en niemand kan iets kapot maken.

Bepaal zelf hoe je verbanden wilt leggen tussen medewerker, kwalificaties en bijvoorbeeld functies, machines of werkplekken. Alles is meteen zichtbaar.


Certificaten van medewerkers bijna verlopen? Ontvang automatisch notificaties

Peter staat aan je bureau en geeft aan dat zijn VCA certificaat vorige week verlopen is. Herken je dat? Nog mooi dat Peter zo alert is dat hij het zelf signaleert maar eigenlijk had je dit voor willen zijn. Het had ook een auditor kunnen zijn die het constateert, of erger nog, een arbeidsinspecteur na een bedrijfsongeval. Maar waar zit ‘m dit nu in? Je hebt toch die Excel waarin je keurig bijhoudt wanneer iedereen z’n VCA behaald heeft.

Je mist notificaties, wat je eigenlijk zou willen is:

  • Notificaties volledig in kunnen stellen, per medewerker, doelgroep en certificaat. Zodat je nooit meer verrast wordt dat certificaten al verlopen zijn
  • In één opslag kunnen zien wat er gaat verlopen in een bepaalde periode. Zodat je proactief in plaats van reactief kunt werken en herhaal-trainingen gericht kunt inplannen
  • Op alle mogelijke manieren een ‘sate-prikker’ door de data kunnen steken. Ofwel alleen naar afdeling X, team A of medewerkers met functie Y kijken

Dit kan allemaal in AG5.


Zieke medewerker? Vind met één zoekopdracht direct de vervanger

Stel, er wordt iemand ziek.

Hoe vind je snel de meest geschikte vervangers? Vaak gebeurt dit op basis van ‘parate kennis’. Maar twijfel jij niet ook wel eens of dat nog een objectieve inschatting is met zoveel medewerkers? Of duik je in die Excel matrix en moet je tientallen rijen en kolommen door. Hoeveel tijd ben je daar wel niet mee kwijt? Daar kun je elke keer zomaar een half uur mee bezig zijn.

In AG5 hoef je alleen maar de naam van de medewerker die ziek is in te typen. Je ziet direct een lijst met de collega’s die de beste match zijn op basis van de kwalificaties van de zieke.


Een productielijn omstellen? Vind de operators die het kunnen

“Productielijn 2 moet omgesteld worden, maar we kunnen Erik niet vinden en hij doet dat altijd”.

Ook wel eens met spoed op zoek geweest naar een specialist binnen de organisatie? Je loopt naar de Productiemanager en vraagt: “Wie kan dat nog meer?” Hij zegt: “Ik denk Wouter, maar ik weet het niet zeker. Kijk anders even in die Excel matrix.”
Dat wordt handmatig spitten door de tabbladen. En is dat ding nog up-to-date?

In AG5 hoef je alleen maar de kwalificatie ‘Productielijn 2 omstellen’ in te voeren. Je ziet dan meteen welke andere collega’s dit ook kunnen.


Morgen een audit? Zorg direct voor een goede eerste indruk

Morgen komt de auditor van je belangrijkste klant op bezoek. Op de werkvloer wijst hij 3 medewerkers aan, waarvan hij wil weten of ze de juiste kwalificaties hebben. Je wordt onrustig, want jij weet dat je deze info niet direct kunt vinden. Omdat een deel ervan bij HR in de hangmappen zit en een ander deel in verschillende Excels.

Hier baal je van want de eerste indruk van de auditor is belangrijk.

Dat kan beter. Met AG5 heb je alle informatie centraal en direct beschikbaar, inclusief documenten met bewijslast.

Wandel ‘s-ochtends ontspannen binnen en maak je nooit meer druk om een audit.

En ontvang net als veel van onze klanten complimenten van de auditor.


Welke kennis loopt er op onze andere vestigingen rond? Zoek organisatiebreed

Je bent teamleider binnen een organisatie die geografisch verspreid is. Jullie hebben meerdere vestigingen of locaties en je hebt al eens vaker gedacht…wat loopt er nou eigenlijk aan kennis en ervaring rond op onze andere vestigingen?

Een klant van ons had een probleem met een storing in een machine. Zijn vaste technische dienst medewerker die dit soort problemen altijd oplost was met vakantie.

Door in AG5 de specifieke kwalificaties in te voeren die nodig zijn voor het onderhouden van deze machine, ontdekte hij dat er op een andere vestiging iemand rondloopt die ook de kennis in huis heeft om de storing te verhelpen.

En wie kan jij bellen of mailen?


Kwalificaties op één plek opgeslagen - iedereen gebruikt altijd de juiste versie

Gebeurt het bij jullie weleens dat een collega een kopie maakt van jouw skills matrix en deze gaat aanpassen waardoor er verschillende Excels in omloop komen?

Door deze verschillende versies – waarvan er maar één de juiste kan zijn – kan het bijvoorbeeld voorkomen dat teamleiders hun medewerkers op verkeerde criteria beoordelen.
Dat kan er voor zorgen dat tijdens een audit ineens blijkt dat een medewerker niet goed gekwalificeerd is. Waardoor de medewerker naar huis gestuurd wordt en een andere collega moet opdraven.

Kortom, twijfel jij ook regelmatig of je nog wel in de juiste versie werkt?

In AG5 zijn alle kwalificaties centraal opgeslagen. Hierdoor werkt iedereen altijd met dezelfde versie van de kwalificaties en kunnen er nooit verschillen ontstaan.


Met drag and drop iedere organisatiestructuur nabouwen - hoe complex ook

Hebben jullie veel afdelingen, productielijnen, werkplekken, teams? En tientallen of honderden kwalificaties? Je denkt misschien dat er geen systeem bestaat dat dit overzichtelijk kan maken. Of dat zo’n systeem erg complex is om in te richten.

Dus je koos ervoor om dit in Excel te doen. Maar in Excel is het vaak lastig om je organisatiestructuur goed na te bouwen en te verbinden met de juiste vaardigheden per persoon, team of afdeling.

In AG5 kun jij met drag and drop iedere organisatiestructuur nabouwen en alle mogelijke verbindingen maken tussen personen en de kwalificaties waaraan ze moeten voldoen. Je maakt daarna in enkele kliks alle gewenste matrixen.

Iedereen kan het.

Vraag een demo aan van de enige plug and play Skills Management Software

  • Met drag and drop is iedere organisatiestructuur na te bouwen –
    hoe complex ook
  • Nieuwe gebruikers zijn binnen 30 minuten up and running
  • Skills matrixen maken door ze gewoon bij elkaar te slepen – programmeren is niet nodig!

 

Vraag een demo aan  >

Of wil je in aanmerking komen voor een gratis Excel make-over?
(slechts 3 per maand beschikbaar)