Renewi

Renewi, empresa líder en el sector waste-to-product, opera en los Países Bajos, Bélgica, Francia y Portugal. Con más de 6.000 empleados y casi 900 roles profesionales, la gestión de la formación obligatoria y las certificaciones se había vuelto compleja. Cada ubicación realizaba el seguimiento de la formación de forma diferente.

Esto implicaba trabajar con decenas de archivos de Excel y datos fragmentados, lo que limitaba nuestra capacidad para mantener una visión completa de las cualificaciones requeridas por cada rol.

afirmó Maria van Leeuwen, Interim Project Manager de Learning & Development en Renewi.

Una estructura más clara mejoraría la capacidad de Renewi para demostrar el cumplimiento durante los audits y reforzar la supervisión entre las distintas ubicaciones, creando una visión del cumplimiento más coherente y fiable.

Una advertencia impulsa el cambio

Un informe de audit reveló carencias en la formación obligatoria de los trabajadores operativos en varias ubicaciones de Renewi. Este hallazgo dio inicio al proyecto “License to Operate”, una iniciativa para centralizar y estandarizar todos los datos de formación en toda la empresa. Para respaldar un cumplimiento coherente, se introdujo AG5, seguido de la implementación de una matriz de cualificaciones unificada y una gestión de proveedores optimizada, creando una base más sólida para una gobernanza fiable.

Eso nos proporcionó una forma fiable de demostrar el cumplimiento y salvaguardar nuestra licencia para operar.

afirmó Alex Baggerman, Director de Talento y Aprendizaje de Renewi.

El primer paso fue recopilar y validar datos de 120 ubicaciones. El equipo descubrió 40.000 certificados almacenados en sistemas legacy y 354 objetos de aprendizaje distribuidos entre los distintos departamentos, todo ello coordinado por un equipo reducido de solo 1,5 FTE.

De hojas de cálculo a una estructura sólida

Renewi decidió sustituir las hojas de cálculo fragmentadas por un único sistema unificado. El proyecto comenzó definiendo una base común para la formación esencial en seguridad y operaciones. Cada departamento revisó y alineó los requisitos de cualificación para crear un marco coherente.

Queríamos un único sistema que conectara SHEQ, Operaciones y RR. HH., ofreciendo a los managers una visión en tiempo real del cumplimiento de la formación,

explicó van Leeuwen. Una vez cargados los datos, los managers aportaron feedback para afinar la configuración. Tras cada fase de implementación, el equipo realizó sesiones de evaluación para identificar carencias y realizar ajustes. «Una cronología clara y resultados visibles mantuvieron a todos motivados», añadió van Leeuwen.

Este enfoque estructurado reforzó la colaboración y mantuvo el impulso entre ubicaciones que estaban acostumbradas a trabajar de forma independiente o en silos.

Lecciones aprendidas en el camino

A medida que avanzaba la implementación, el equipo se enfrentó a varias decisiones clave. Al principio, debatieron si desarrollar su propio sistema o utilizar una plataforma existente. Finalmente, optaron por una solución lista para usar por su rapidez, estabilidad y escalabilidad.

Inicialmente, los empleados cargaban sus propios certificados, lo que reveló rápidamente variaciones en la calidad de los datos. El equipo introdujo entonces soporte para verificar y asistir las cargas, convirtiendo este aprendizaje en una oportunidad para mejorar la fiabilidad de los datos sin ralentizar el progreso.

La responsabilidad también fue una consideración clave. El proyecto estuvo liderado por el negocio, con el apoyo de IT, garantizando que las personas que utilizan el sistema a diario fueran quienes lo definieran. «Aprendimos que la implicación del negocio no era tan fluida cuando IT lideraba»», afirmó Baggerman. «En cambio, tuvimos más éxito cuando RR. HH. facilitó el proceso, pero Operaciones asumió la responsabilidad del cumplimiento».

Resultados claros y una base más sólida

El proyecto “License to Operate” transformó por completo la forma en que Renewi gestiona la formación y el cumplimiento. Los datos de cualificación de todas las ubicaciones están ahora centralizados, la gobernanza es coherente y la preparación de audits es significativamente más rápida y fiable. Los managers tienen una visión clara de las necesidades formativas y las renovaciones, lo que refuerza la responsabilidad entre departamentos. «Ahora, el cumplimiento es visible y fiable», afirmó Baggerman.

Podemos demostrar que nuestros equipos están cualificados y centrarnos en mejorar las competencias, no en perseguir certificados.

Con la base ya establecida, Renewi se está preparando para conectar el sistema con los proveedores de formación y ampliarlo a empleados externos. Las estructuras de gobernanza y los SLA se están finalizando para garantizar la sostenibilidad a largo plazo.

«AG5 nos proporcionó una base», afirmó van Leeuwen. «Ahora tenemos control, visibilidad y un modelo sobre el que podemos seguir construyendo».