Come Adient ha ridotto a 15 secondi l'amministrazione delle qualifiche e della formazione
Riduzione del 97% nell’uso della carta, 1 FTE completo e 20.000 dollari di costi annuali per la carta risparmiati, e notifiche automatiche che sostituiscono il monitoraggio manuale di tutte le qualifiche
Lo stesso problema in ogni stabilimento
Adient produce sedili per auto in 288 stabilimenti in tutto il mondo. Nel suo sito di Liverpool, il Coordinatore della formazione Tim Clansey gestiva la formazione sulle competenze tramite Excel, setacciando centinaia di fogli di calcolo che coprivano due turni, lasciando un’inevitabile scia di errori. Quando i revisori chiedevano la documentazione, parti di essa mancavano spesso, prese in prestito dai team e mai restituite. Clansey ha visitato altri stabilimenti per fare un confronto.
“Sono rimasto scioccato”, ha detto. “Tutti sembravano avere a che fare con gli stessi problemi. Ero sollevato nel vedere che nello stabilimento di Liverpool non stavamo facendo nulla di sbagliato, stavamo solo facendo come tutti gli altri. Ma ho capito che potevamo fare di meglio.”
Un processo di selezione con un chiaro vincitore
A nessuno piace il cambiamento, e Clansey lo sapeva. Quando ha detto al personale che Excel sarebbe stato eliminato, la reazione è stata immediata: ma cosa useremo al suo posto? Ha selezionato tre pacchetti software valutati in base a un’analisi PUE che copriva costi, usabilità, semplicità, reportistica e capacità di condividere informazioni tra tutti i reparti senza perdita di dati.
“Di questi tre, AG5 soddisfaceva chiaramente tutto nell’analisi PUE”, ha detto Clansey.
Quando è stato introdotto un nuovo processo, c’era così tanto lavoro amministrativo da fare che non tutti i dipendenti erano adeguatamente formati. Dovevamo aggiungere più formatori o affrontare il problema e iniziare a lavorare in modo più efficiente.
Tim Clansey
Coordinatore della formazione, Adient
20.000 dollari all’anno e 3,5 ore al giorno
Adient ha un forte impegno per la sostenibilità, quindi 800 documenti cartacei erano difficili da giustificare. Il passaggio alla firma digitale tramite l’app AG5 ha eliminato il 97% dell’uso della carta nello stabilimento di Liverpool, risparmiando circa 20.000 dollari all’anno e 3,5 ore al giorno per il team di tre formatori. Quel risparmio di tempo equivale a 1 FTE di capacità formativa recuperata annualmente.
I dipendenti ora portano con sé un tablet o un telefono cellulare invece di documenti cartacei. Uno schermo da 70 pollici appeso nello stabilimento fornisce una panoramica in tempo reale di quali dipendenti o team necessitano di formazione in un dato momento.
Quindici secondi per risolvere un anno di monitoraggio manuale
In Adient, i tecnici del team qualità devono superare un test annuale per il daltonismo, poiché la capacità di distinguere accuratamente i colori è un requisito fondamentale per individuare i difetti sulla linea. In precedenza, il monitoraggio di chi doveva sostenere il test dipendeva da Excel e dalla carta.
“Ho impiegato 15 secondi per inserire la qualifica nel sistema, assegnarla a tutte le persone coinvolte e configurare il flusso di lavoro”, ha detto Clansey. “Ho poi detto loro che in 11 mesi avrebbero ricevuto automaticamente una notifica che tutte queste persone dovevano sostenere quella specifica formazione.”
Ora utilizziamo il 97% di carta in meno grazie all’eliminazione di 800 documenti cartacei
Tim Clansey
Coordinatore della formazione, Adient
Oggi Clansey inizia ogni mattina in AG5, approvando le sessioni di formazione, monitorando i dipendenti che rientrano da assenze di lunga durata e assicurandosi che chiunque torni a una linea di produzione sia completamente aggiornato prima di arrivarci. Lo stress da audit che prima definiva il ruolo è scomparso. La documentazione è sempre corretta, sempre completa e mai nelle mani di qualcun altro.
