Come KLM Cargo risparmia il 35% del tempo con dati sulle competenze istantanei su tutte le funzioni di conformità

Un numero di matricola, e poi niente

KLM Cargo trasporta merci in tutto il mondo. In qualsiasi momento, circa 3.000 dipendenti e collaboratori devono essere correttamente formati, certificati e conformi, in modo dimostrabile e senza eccezioni.

Gert Mijnders, responsabile della conformità presso il Knowledge Center di KLM Cargo, è responsabile di dimostrarlo. Per molto tempo, ha lavorato con sistemi che rendevano questo compito molto più difficile del necessario.

“Il nostro vecchio sistema forniva semplicemente un numero di matricola da SAP e basta”, ha detto Mijnders. “Dovevo poi iniziare a scavare nei nostri vari sistemi per trovare le risposte a tutte le mie domande. Chi sono? Qual è il loro codice reparto? Qual è il loro codice centro di costo? Quale posizione andranno a ricoprire?

E quali programmi di formazione devo organizzare per loro?”

Inoltre, il personale segue corsi al di fuori dell’azienda e sul posto di lavoro, nessuno dei quali confluiva automaticamente in un registro centrale. I fogli di calcolo Excel colmavano il divario, in modo inadeguato.

“Inserivamo continuamente dati, facevamo confronti e generavamo report, senza dimenticare di correggere tutti gli errori”, ha detto Mijnders.

Controllati ogni singolo mese

La posta in gioco per sbagliare era alta. KLM Cargo viene controllata mensilmente dall’Ispettorato olandese per l’ambiente umano e i trasporti, dal Servizio generale di intelligence e sicurezza dei Paesi Bassi, da Delta Air Lines e dalla IATA. Ognuno vuole registrazioni di formazione complete e accurate.

“Devo essere in grado di dimostrare, senza fallo, che ogni dipendente o lavoratore temporaneo di KLM Cargo è completamente formato in ogni aspetto del proprio lavoro e che questo sia completamente documentato”, ha detto Mijnders.

Questo requisito – senza fallo, ogni mese, per 3.000 persone – rendeva insostenibile un approccio alla gestione delle competenze basato su fogli di calcolo. Mijnders aveva bisogno di una dashboard unificata che combinasse conformità e apprendimento, integrata con SAP, Moodle e Cornerstone, con avvisi di scadenza e potente ricerca su tutta la forza lavoro globale.

Il mio staff ha imparato a usare il software di AG5 molto rapidamente perché è altamente intuitivo. Basta cliccare e trascinare.

Gert Mijnders

Responsabile della conformità presso il Knowledge Center, KLM Cargo

Il centro dati al centro di tutto

AG5 è diventato il centro dati delle competenze che collega i sistemi esistenti di KLM Cargo anziché sostituirli. L’inserimento manuale dei dati è stato eliminato e i registri delle qualifiche sono ora aggiornati, ricercabili e affidabili.

“Ora che stiamo utilizzando il software di AG5, so che tutto è corretto. Posso filtrare per dipendente per vedere immediatamente le qualifiche che scadranno tra tre mesi, sei mesi o due anni”, ha detto Mijnders.

Pianificare la formazione per il personale commerciale in Asia, ad esempio, non richiede più una conversazione con i responsabili regionali. La risposta è già nel sistema.

Prima impiegavo settimane per prepararmi a un controllo di conformità dei nostri registri di formazione. Ora apro semplicemente AG5 e tutti i nostri dati sulle competenze sono già lì.

Gert Mijnders

Responsabile della conformità presso il Knowledge Center, KLM Cargo

Come si presenta effettivamente un risparmio di tempo del 35%

In tutta l’organizzazione, più di un terzo del tempo precedentemente dedicato al lavoro di conformità è stato recuperato dall’inserimento manuale, dalla correzione degli errori, dalla generazione di report e dalla preparazione pre-controllo. Si trattava di un lavoro che non produceva alcuna informazione, solo manutenzione, con conseguente grande spreco di sforzi.

Con questo onere eliminato, la conformità presso KLM Cargo ora fornisce in modo più efficiente un quadro chiaro e affidabile di una forza lavoro globale di 3.000 persone, disponibile su richiesta e sufficientemente accurato da consegnare a un ente regolatore senza esitazione.

Per un’operazione controllata 12 volte l’anno da quattro enti diversi, questo è ciò che serve per continuare a volare.