Come GKD Group ha eliminato il rischio di conformità nei suoi fogli di calcolo obsoleti

Un produttore specializzato con un problema di complessità

GKD Group intreccia fili di metallo e plastica in tessuti tecnici utilizzati in un’ampia gamma di applicazioni industriali. È un lavoro meticoloso e la forza lavoro che lo svolge deve essere tracciata e certificata con altrettanta precisione, per non parlare della necessità di essere pronti per un audit in qualsiasi momento.

“Prima di iniziare a usare AG5, avevamo fogli Excel. Poi siamo passati a un foglio Excel basato su macro”, ha dichiarato Lena Müller-Frommeyer, HR Specialist Learning & Development presso GKD Group. “C’erano ancora molti errori e molti sbagli individuali. Mantenerlo aggiornato era davvero difficile”.

Il passaggio da un Excel di base a uno guidato da macro è una storia familiare, una soluzione temporanea costruita sopra un’altra, con ogni iterazione che aggiunge complessità senza risolvere effettivamente il problema di fondo. A un certo punto – oltre alla sua inefficienza – il sistema diventa un rischio.

Un carico di lavoro diventato insostenibile

Più che un punto di rottura, si è trattato di una pressione accumulata. I processi manuali si moltiplicavano, il coordinamento stava diventando ingestibile e i problemi di conformità erano sempre più difficili da ignorare.

“Non ero più in grado di gestire il carico di lavoro e c’erano troppi rischi legali associati”, ha detto Müller-Frommeyer. “Il nostro rischio operativo più grande era sicuramente quello di non essere pronti per gli audit”.

Questa combinazione di carico di lavoro personale e rischio istituzionale ha spinto alla ricerca di qualcosa di meglio. GKD ha affrontato il processo con un’idea chiara di ciò di cui aveva bisogno e ha valutato il mercato.

“AG5 è stata l’unica in grado di soddisfare tutti i requisiti che avevamo”, ha affermato Müller-Frommeyer.

Avevamo un sacco di processi manuali che dovevano essere coordinati e non ero più in grado di gestire il carico di lavoro.

Lena Müller-Frommeyer

HR Specialist Learning & Development, GKD Group

Le funzionalità che hanno fatto la differenza

Alcune funzionalità specifiche si sono distinte una volta che GKD è diventata operativa. L’analisi dei gap di competenze basata sui colori permette a chiunque di leggere lo stato delle qualifiche a colpo d’occhio, senza necessità di interpretazione. Fondamentalmente, la funzione di pianificazione si collega direttamente ad essa, quindi quando appare un gap, il sistema allega immediatamente un piano di formazione al relativo certificato.

In precedenza, i certificati stessi erano una fonte persistente di attrito; i manager chiedevano costantemente dove trovarli e chi li possedesse.

“Ora sono semplicemente archiviati direttamente, tutti hanno l’accesso e questo ha reso la vita molto più facile a molte persone”, ha detto Müller-Frommeyer.

L’integrazione del software HR è stata un altro fattore decisivo, poiché GKD voleva la possibilità di collegare AG5 ai suoi sistemi esistenti invece di gestire un processo parallelo.

Mi piace l’analisi dei gap di competenze basata sui colori. Così vedi a prima vista se hai un gap o meno.

Lena Müller-Frommeyer

HR Specialist Learning & Development, GKD Group

La responsabilità dove deve stare

Per GKD, le matrici delle competenze che prima richiedevano una manutenzione centrale costante sono ora qualcosa con cui le persone interagiscono direttamente.

“Vedo che siamo stati in grado di standardizzare molte delle competenze. Le persone si stanno assumendo la responsabilità delle proprie matrici. È un enorme risparmio di tempo per mantenere tutto aggiornato”, ha affermato Müller-Frommeyer.

Quando i dati sono visibili e accessibili, la responsabilità di mantenerli non deve ricadere su una sola persona. Tale ridistribuzione della responsabilità, lontano da un singolo coordinatore sovraccarico e verso le persone a cui i dati si riferiscono effettivamente, potrebbe essere il cambiamento più duraturo di tutti.