Renewi

Renewi, ein führendes Unternehmen im Bereich Waste-to-Product, ist in den Niederlanden, Belgien, Frankreich und Portugal tätig. Mit über 6.000 Mitarbeitenden und fast 900 Rollen war die Verwaltung von obligatorischen Schulungen und Zertifikaten zunehmend komplex. Jeder Standort führte Trainings auf unterschiedliche Weise nach.

Das bedeutete, mit dutzenden Excel-Dateien und fragmentierten Daten zu arbeiten, was unsere Möglichkeit einschränkte, einen vollständigen Überblick über die für jede Rolle erforderlichen Qualifikationen zu behalten

, sagte Maria van Leeuwen, Interim Project Manager Learning & Development bei Renewi.

Mit einer klareren Struktur kann Renewi Compliance bei Audits besser nachweisen, die Kontrolle über alle Standorte stärken und ein konsistentes sowie verlässliches Compliance-Bild schaffen.

Vom Alarm zur Aktion

Ein Auditbericht deckte Lücken bei den erforderlichen Schulungen für gewerbliche Mitarbeitende an mehreren Renewi-Standorten auf. Dieses Ergebnis führte zum Start des Projekts „License to Operate“, einer Initiative zur Zentralisierung und Standardisierung aller Trainingsdaten im Unternehmen. Um eine konsistente Compliance zu gewährleisten, wurde AG5 eingeführt, ergänzt durch eine einheitliche Qualifikationsmatrix und optimiertes Lieferantenmanagement – so entstand eine solide Basis für verlässliche Governance.

Das verschaffte uns eine verlässliche Möglichkeit, Compliance nachzuweisen und unsere Betriebserlaubnis zu sichern

, sagte Alex Baggerman, Director of Talent & Learning bei Renewi.

„Der erste Schritt bestand darin, Daten von 120 Standorten zu sammeln und zu validieren. Das Team entdeckte 40.000 Zertifikate in Altsystemen und 354 Lerninhalte, die über verschiedene Abteilungen verteilt waren – alles koordiniert von einem schlanken Team von gerade einmal 1,5 Vollzeitäquivalenten.

Vom Excel-Chaos zur klaren Struktur

Renewi entschied sich, die fragmentierten Tabellen durch ein einziges, einheitliches System zu ersetzen. Das Projekt begann mit der Festlegung einer Basis für die wichtigsten Sicherheits- und Betriebsschulungen. Jede Abteilung überprüfte und stimmte die Qualifikationsanforderungen ab, um ein konsistentes Rahmenwerk zu schaffen.
Wir wollten ein System, das SHEQ, Operations und HR miteinander verbindet und gleichzeitig den Führungskräften Echtzeiteinblicke in die Trainings-Compliance bietet, sagte van Leeuwen. Nachdem die Daten hochgeladen waren, gaben die Führungskräfte Feedback, um die Einrichtung zu optimieren. Nach jeder Implementierungsrunde führte das Team Evaluationssitzungen durch, um Lücken zu erkennen und Anpassungen vorzunehmen.

Ein klarer Zeitplan und sichtbare Ergebnisse hielten alle motiviert

, so van Leeuwen.

Dieser strukturierte Ansatz stärkte die Zusammenarbeit und hielt die Dynamik an den Standorten aufrecht, die zuvor gewohnt waren, unabhängig oder in Silos zu arbeiten.

Erkenntnisse aus dem Prozess

Während des Rollouts stand das Team vor mehreren wichtigen Entscheidungen. Zunächst wurde diskutiert, ob ein eigenes System entwickelt oder eine bestehende Plattform genutzt werden sollte. Letztlich fiel die Wahl auf eine einsatzbereite Lösung aufgrund ihrer Geschwindigkeit, Stabilität und Skalierbarkeit.

Zunächst luden die Mitarbeitenden ihre eigenen Zertifikate hoch, was schnell Unterschiede in der Datenqualität offenbarte. Daraufhin führte das Team Unterstützungsmaßnahmen ein, um die Uploads zu prüfen und zu begleiten. So wurde diese Erkenntnis zur Chance, die Datenverlässlichkeit zu erhöhen, ohne den Projektfortschritt zu bremsen.

„Eigenverantwortung spielte ebenfalls eine zentrale Rolle. Das Projekt wurde von der Fachabteilung geleitet, während die IT unterstützend zur Seite stand, sodass diejenigen, die das System täglich nutzen, dessen Gestaltung aktiv mitbestimmen konnten. Wir haben festgestellt, dass die Akzeptanz in der Fachabteilung nicht so reibungslos verlief, wenn die IT die Leitung übernahm. Erfolgreicher war es, wenn die HR-Abteilung den Prozess moderierte, während die operative Abteilung die Verantwortung für die Compliance übernahm“, erklärte Baggerman.

Transparente Ergebnisse und eine stabile Grundlage

Das Projekt „License to Operate“ hat die Art und Weise, wie Renewi Schulungen und Compliance verwaltet, grundlegend verändert. Qualifikationsdaten aller Standorte sind nun zentralisiert, die Governance ist konsistent, und die Audit-Vorbereitung ist deutlich schneller und verlässlicher. Vorgesetzte haben einen klaren Überblick über Schulungsbedarf und anstehende Zertifikatserneuerungen, was die Verantwortlichkeit über Abteilungsgrenzen hinweg stärkt. „Compliance ist jetzt transparent und verlässlich“, erklärte Baggerman
„Wir können nachweisen, dass unsere Teams qualifiziert sind, und den Fokus auf die Weiterentwicklung von Fähigkeiten legen – statt auf das Nachverfolgen von Zertifikaten.

Auf dieser Basis bereitet Renewi nun vor, das System mit externen Trainingsanbietern zu verknüpfen und auf externe Mitarbeitende auszuweiten. Governance-Strukturen und Service-Level-Agreements werden finalisiert, um die langfristige Nachhaltigkeit sicherzustellen

„AG5 hat uns eine solide Grundlage gegeben“, sagte van Leeuwen. „Wir haben nun Kontrolle, Transparenz und ein Modell, auf dem wir aufbauen können.“