Waarom hr-managers tureluurs worden van skillsmatrixen - AG5

Waarom hr-managers tureluurs worden van skillsmatrixen

Recentelijk sprak ik een hr-manager van een middelgrote organisatie over haar gevecht met het goed in kaart brengen en realtime bijhouden van de skills in haar organisatie. Ze gaf aan dat het bijna ondoenlijk en onwenselijk is om dit nog handmatig bij te houden. Ook in haar netwerk geven veel collega’s aan met dit probleem te worstelen. Dit verklaart ook direct de populariteit van video’s op YouTube over skillsmatrixen.

Vooral voor (middel)grote organisaties met meerdere locaties en veel verschillende functies wordt het steeds lastiger om goed overzicht te houden over de vaardigheden (skills) van hun personeel. We vroegen de betreffende hr-manager of ze haar worsteling met ons wilde delen. Welke dilemma’s spelen er en hoe probeert ze die adequaat op te lossen?

Diverse locaties
Het bedrijf waar de hr-manager werkt is een middelgroot industriebedrijf met meerdere locaties in Nederland. De afdeling Human Resource Management is centraal gevestigd op de hoofdlocatie en is verantwoordelijk voor alle locaties. Op de afdeling van de hr-manager worden de vaardigheden van alle medewerkers inzichtelijk gemaakt. Ook zorgt de afdeling voor het inplannen van trainingen en cursussen om nieuwe vaardigheden te leren, of het huidige vaardighedenniveau te behouden. Omdat veel vaardigheden direct te maken hebben met het veilig werken met machines, delen de hr-manager en de hse-manager (health, safety en environment) de verantwoordelijkheid voor het te allen tijde vakbekwaam zijn van alle medewerkers.

Skillsmatrix
De vaardigheden van de medewerkers werden al enige tijd helder en systematisch bijgehouden in verschillende skillsmatrixen. Het gebruik van deze matrixen zie je vooral bij technische bedrijven in de ‘maakindustrie’. Denk bijvoorbeeld aan branches als metaal, elektro, mechatronica, automotive, procestechniek en kunststoftechniek.

“Een skillsmatrix is een krachtige visuele tool die ondersteunt in het managen van de vaardigheden van medewerkers”

Een skillsmatrix, meestal gemaakt in Excel, toont de vaardigheden die noodzakelijk zijn om bepaalde taken of werkzaamheden uit te kunnen voeren. De matrix laat het huidige en gewenste niveau zien voor iedere vaardigheid. Een skillsmatrix maakt dus ook heel goed inzichtelijk wat het verschil tussen deze twee niveaus is. Dit wordt ook wel de ‘skills gap’ genoemd.
Skillsmatrixen worden om die reden ook veel offline in printvorm op de werkvloer gebruikt, omdat hiermee ook de ‘operationele sterkte’ heel goed gepland kan worden. Zo probeert men zicht te krijgen en te houden op vragen als ‘Heb ik voldoende personen met de juiste vaardigheden om het betreffende werk uit te kunnen voeren?’ en ‘Heb ik voldoende spreiding van niveaus in mijn team?’.

In de organisatie werd de skillsmatrix lokaal, op de verschillende afdelingen en locaties, effectief ingezet. Alleen leidde het gebruik van zo veel verschillende matrixen met verschillende eigenaren tot een aantal serieuze knelpunten voor Human Resource Management:

  1. Het ontbreken van een centrale controle op het gebruik van de skillsmatrix
  2. De grote foutgevoeligheid van de Excel-spreadsheets, doordat ze lokaal – door verschillende eigenaren met ieder hun eigen werkwijze en versies – worden opgeslagen
  3. De tijdrovende bezigheid om de matrixen up-to-date te houden
  4. De slechte link met de gebruikte HRM-software
  5. Het ontbreken van realtime inzicht bij interne of externe audits
  6. Het ontbreken van de mogelijkheid om aan de hand van de data goede stuurinformatie voor het management te genereren. Denk hierbij aan informatie die gebruikt kan worden bij het maken van keuzes ten aanzien van opleidingsbeleid, budgetten en spreiding van niveaus over verschillende afdelingen en locaties.

Mijn laatste vraag aan de hr-manager in kwestie was (uiteraard) ‘Wat zou je helpen om het gebruik van de skillsmatrix wel goed te kunnen managen? Hoe ziet de ideale wereld eruit, vanuit jouw verantwoordelijkheid?’
Ze somde desgevraagd moeiteloos haar persoonlijke musthaves op:

  1. “Géén lokaal opgeslagen documenten meer. Dit soort gegevens moeten gewoon in de cloud draaien, net zoals mijn HRM-pakket.”
  2. “Idealiter is een oplossing te koppelen aan mijn HRM-pakket. Het beheren van de naw-gegevens van ons personeel willen we centraal op één plek doen, ons HRM-pakket is dan leidend.”
  3. “Autorisatieniveaus voor de verschillende gebruikers van de matrixen. Sommige gebruikers mogen een skillsmatrix enkel zien maar zeker niet aanpassen, anderen zijn echt eigenaar. Met Excel heb ik daar totaal geen grip op.”
  4. “Ik moet realtime kunnen rapporteren over de status van de vaardighedenniveaus van de medewerkers, individueel, per team en per locatie. Dat is nu simpelweg onmogelijk omdat we alle verspreide data eerst centraal moeten verzamelen.”

Dit is een mooi wensenlijstje om mee te eindigen lijkt me.

Herkenbaar in jouw organisatie? Dan vind je onze whitepaper ‘De vele voordelen van skillsmatrixen’ waarschijnlijk ook interessant.

Je kunt ‘m hier downloaden: ‘De vele voordelen van skillsmatrixen’

 



Gerelateerde berichten