Base Logistics Group

Perché volevate sostituire il vostro sistema di fogli elettronici?

HealthLink (parte di Base Logistics Group) opera nel mercato medico. Le qualifiche, la formazione e le competenze sono estremamente importanti per gli audit dei clienti e gli audit interni.

Le nostre procedure sono descritte nel nostro Sistema di Gestione della Qualità e vengono sottoposte ad audit in tal senso. Per questo abbiamo cercato uno strumento dal punto di vista della qualità e della conformità.

I diversi reparti avevano ciascuno le proprie liste Excel separate, quindi non avevamo mai una visione d’insieme. In particolare i reparti di Learning & Development e Qualità, così come la direzione, volevano una dashboard che mostrasse chiaramente: a che punto è il dipendente? Ha tutte le competenze e le prove di formazione necessarie?

Come era la situazione prima di AG5?

Quando sono entrato in HealthLink, c’erano 150 dipendenti. Dopo la fusione con altre due aziende, abbiamo improvvisamente avuto 600 dipendenti.

Considera la situazione in cui un dipendente si assenta per malattia o per ferie. In questo caso, vogliamo essere in grado di vedere subito quale dipendente ha le stesse qualifiche, e può essere assegnato a quel reparto o a quel team?

Continuare a lavorare in Excel non era più un’opzione.

Come hai trovato AG5?

Abbiamo fatto una ricerca preliminare per selezionare alcuni strumenti, e AG5 era tra quelli in lista. Temevo che i dipendenti avrebbero reagito dicendo: “Un altro nuovo strumento da usare, ne abbiamo già fin troppi”. Proprio per questo doveva essere un sistema semplice, che facesse risparmiare tempo invece di farne perdere.

Facevano tutto manualmente su fogli Excel, ed era impossibile avere una panoramica chiara. Ottenere l’impegno di tutti a lavorare con AG5 è stata comunque una sfida. Un responsabile o un dipendente era entusiasta e lo usava attivamente, mentre un altro pensava: “Ah giusto, AG5… cos’era, di nuovo?”. Alla fine ce l’abbiamo fatta, perché AG5 è davvero facile da usare.

Hai visto miglioramenti?

Rispetto a un anno fa, abbiamo fatto davvero molta strada. Ad esempio, nel ciclo di Sviluppo Personale: momenti chiave pianificati in cui il responsabile si confronta con i dipendenti – Come stai andando con la formazione? A che punto sei con le competenze? – AG5 è ormai integrato in questo processo. La direzione ora ha una visione completa di tutti i reparti, team e sedi aziendali. Questo permette una gestione più efficace e consente anche di risparmiare tempo.

Durante gli audit, prendete qualche dashboard: parlate di come stanno andando i dipendenti in termini di abilità e competenze. Tutto è chiaro sul dashboard, compresa la prova della formazione.

I dipendenti forniscono la prova della formazione con la loro firma digitale obbligatoria nell’app AG5.

Di quali caratteristiche hai bisogno per gli audit?

Nella nostra azienda, la prova della formazione deve includere la firma del dipendente con un riferimento: non solo il formatore, ma anche i dipendenti devono confermare di aver acquisito delle competenze. Questo è obbligatorio per la certificazione ISO dei dispositivi medici. Nella nuova app di AG5, i dipendenti possono aggiungere direttamente una firma digitale, rendendo ancora più semplice questo processo.

Non appena un nuovo dipendente entra in azienda, AG5 compila automaticamente nel portale del dipendente una serie di competenze da acquisire. È davvero un sistema comodo. Non è niente di complicato: chiunque può imparare a usarlo e applicarlo con facilità.

Creiamo corsi online, test e sondaggi nel nostro sistema di e-learning Easy Generator. A breve, Easy Generator sarà integrato in AG5. Questo permetterà di visualizzare direttamente in AG5 i risultati dei partecipanti, con un notevole risparmio di tempo.