TKF

Tutte le informazioni relative alle competenze sono ora disponibili in formato digitale e in un unico posto

Qual era il vostro precedente metodo di formazione del nuovo personale?

La nostra organizzazione è cresciuta rapidamente negli ultimi tre anni. Attualmente TKF impiega oltre 950 persone.

In passato, per la formazione del nuovo personale si ricorreva spesso al principio del maestro-apprendista. Il miglior operatore di una macchina era incaricato di formare i nuovi operatori. Quando questo “mentore” riteneva che un nuovo dipendente fosse pronto, gli veniva permesso di lavorare in modo indipendente.

Quali sfide avete affrontato durante gli audit per le certificazioni?

Tuttavia, la nostra rapida crescita ha richiesto un approccio più strutturato. Ad esempio: come formeremo/supervisioneremo strutturalmente il grande gruppo di nuovi dipendenti? Dove registreremo le informazioni relative alle competenze e quali standard dovremo utilizzare? Abbiamo diverse certificazioni e dobbiamo essere in grado di presentare prove, ad esempio durante un audit o per l’ispettorato del lavoro.

Che impatto ha avuto l’archiviazione delle informazioni sulle competenze in formati diversi?

Sebbene disponessimo di informazioni su molte competenze, queste informazioni erano frammentate all’interno dell’organizzazione e archiviate in formati diversi. Nel frattempo, la nostra organizzazione continua a crescere.

Per fare un esempio: un auditor ci chiede di dimostrare che la persona che opera su una macchina è autorizzata a stare lì. Dobbiamo dimostrare quale formazione ha ricevuto, chi l’ha formata e quali competenze e conoscenze deve possedere per manovrare quella macchina in modo indipendente. Possiedono la patente per i carrelli elevatori richiesta per questa posizione?

Anche se di solito riuscivamo a rispondere a tutte queste domande, raccogliere le prove necessarie richiedeva molto tempo, poiché erano conservate in luoghi diversi all’interno dell’organizzazione. Questo intero processo impegnava anche troppo il tempo dei nostri supervisori e formatori. Per dimostrare che qualcuno era autorizzato a lavorare in una determinata posizione, dovevamo affidarci a un foglio Excel o a un documento Word gestito dal capo turno. In rari casi, il capo turno aveva memorizzato l’informazione senza però trascriverla da nessuna parte.

A volte abbiamo trovato una scheda di valutazione con scritto solo il nome di battesimo: Piet. Come potevamo sapere di quale Piet si trattava?

Sebbene le informazioni venissero generalmente registrate in qualche modo, non sempre lo erano in modo digitale o in un unico posto. Eravamo alla ricerca di una soluzione migliore.

In che modo l’AG5 ha migliorato le competenze e la gestione delle certificazioni in TKF?

Ora tutti i dati di cui abbiamo bisogno sono facilmente disponibili. Quando qualcuno viene assegnato “temporaneamente” a un altro reparto, lo registriamo semplicemente nel nostro sistema HR Cobra, che è collegato ad AG5. Il giorno dopo, questa persona apparirà nella matrice del suo nuovo capo turno. Nel frattempo, il suo set di competenze personali è ancora collegato a lui. Così, quando abbiamo bisogno di un esperto, possiamo trovarlo in un attimo.

Come ha gestito la transizione iniziale ad AG5?

Abbiamo iniziato con la transizione di un solo reparto ad AG5 come pilota. Volevamo prendere tempo per identificare i potenziali problemi prima di implementare la soluzione in tutta la nostra organizzazione. Tuttavia, tutto è andato bene fin dal primo giorno. Dal momento che anche altri reparti erano desiderosi di adottare AG5, perché ne riconoscevano i vantaggi, siamo stati in grado di accelerarne l’implementazione negli altri reparti.

Può descrivere il supporto e la formazione forniti da AG5?

Ogni volta che si adotta un nuovo sistema, bisogna aspettare di vedere se si riceverà effettivamente il supporto promesso. È difficile dirlo finché non si inizia a lavorare insieme. Non avevamo dubbi che AG5 sarebbe stata all’altezza della situazione, anche perché ci ha fornito in anticipo formazione e supporto per l’implementazione. L’intero processo si è svolto senza problemi e AG5 ha mantenuto le sue promesse.