KLM Cargo

Ciò significa che devo essere in grado di dimostrare – in maniera inequivocabile – che ogni dipendente o lavoratore temporaneo di KLM Cargo è pienamente formato in ogni aspetto del suo lavoro.

Che cosa è più importante per lei nel suo ruolo? E quali problemi volevate risolvere?

Per me è importante avere un quadro chiaro di tutti coloro che vengono a lavorare in KLM. Chi è questa persona? In quale parte del mondo lavora? E soddisfa i requisiti del profilo? Prendiamo, ad esempio, la situazione delle assunzioni di nuovo personale. Per me era molto difficile stabilire chi fosse il nuovo dipendente, dove lavorasse e di quale profilo avesse bisogno.

Il nostro vecchio sistema riceveva semplicemente un numero di personale da SAP e basta. Ho dovuto quindi iniziare a scavare nei nostri vari sistemi per trovare le risposte a tutte le mie domande. Chi sono i dipendenti? Qual è il loro codice di reparto? Qual è il codice del centro di costo? Quale posizione andranno a ricoprire? E quali programmi di formazione devo organizzare per loro? Ero convinto che fosse possibile automatizzare tutto questo in modo abbastanza semplice, se solo avessimo avuto i dati giusti. Il problema riguardava la formazione del nuovo personale.

Cosa cercavate in un nuovo sistema?

Volevo un sistema unificato con un pannello che combinasse conformità e apprendimento e che potesse essere integrato con SAP, Moodle e Cornerstone. Inoltre, avevo bisogno che il pannello mi avvisasse dell’imminente scadenza della conformità e di altri promemoria. Naturalmente, il sistema doveva essere dotato di una potente funzionalità di ricerca, in modo da poter trovare informazioni su tutto il nostro personale in tutto il mondo, sia dipendenti che collaboratori.

Utilizzavamo fogli di lavoro Excel che correggevamo continuamente perché erano pieni di errori. Nemmeno il nostro sistema di apprendimento aziendale registrava tutte le informazioni che dovevamo essere in grado di recuperare. Inoltre, il personale segue corsi al di fuori dell’azienda e sul lavoro.

Per questo motivo abbiamo iniziato a utilizzare AG5, in modo da poter avere un quadro completo delle qualifiche e delle certificazioni di tutto il nostro personale e soddisfare i nostri obblighi di conformità. Quando usavamo i fogli di lavoro, dovevamo continuamente inserire dati, fare confronti e generare rapporti, senza dimenticare di correggere tutti gli errori.

Fortunatamente, con AG5 abbiamo eliminato tutto l’inserimento manuale dei dati, il che mi fa risparmiare almeno sei giorni di lavoro al mese e mi permette di non stressarmi più per gli audit in corso.

Stavate cercando di ottenere un controllo migliore sulla pianificazione del personale e sulle esigenze di formazione?

Sì. Supponiamo che io debba organizzare un programma di formazione per il nostro personale commerciale in Asia. Non devo consultare i nostri manager asiatici per sapere quale personale ha bisogno di formazione. Posso semplicemente guardare nel nostro sistema AG5. Inoltre, quasi ogni mese un’organizzazione o un’altra viene a fare una verifica.

E chi viene a fare la verifica?

Ogni mese, un’organizzazione o un’altra viene a farci una verifica (audit), che si tratti dell’Ispettorato olandese per l’ambiente umano e i trasporti, del Servizio generale di Intelligence e Sicurezza dei Paesi Bassi, di Delta Air Lines o della IATA. Ciò che hanno in comune è che vogliono vedere i nostri registri di formazione.

Ciò significa che devo essere in grado di dimostrare – in maniera inequivocabile -che ogni dipendente o lavoratore temporaneo di KLM Cargo è pienamente addestrato in ogni aspetto del proprio lavoro e che ciò è pienamente documentato.

E le cose sono migliorate da quando ha iniziato a usare AG5?

Prima utilizzavamo fogli di lavoro in Excel esportati dal nostro sistema SAP. Spesso contenevano errori perché il personale doveva aggiornare i fogli e inserire i dati a mano. E gli aggiornamenti manuali si rivelavano troppo inclini all’errore. Abbiamo quindi eliminato l’inserimento manuale dei dati. Ora che usiamo il software di AG5, sono sicuro che tutto è corretto. Posso filtrare per dipendente e vedere immediatamente le qualifiche che scadranno tra tre mesi, sei mesi o due anni.

Anche i miei dipendenti hanno imparato a usare il software molto rapidamente, perché è molto intuitivo. Basta cliccare e trascinare! Ci fa risparmiare molto tempo.