Renewi

Renewi, azienda leader nel settore waste-to-product, opera nei Paesi Bassi, Belgio, Francia e Portogallo. Con oltre 6.000 dipendenti e quasi 900 ruoli professionali, la gestione della formazione obbligatoria e delle certificazioni era diventata complessa. Ogni sede tracciava la formazione in modo diverso.

Questo significava lavorare con decine di file Excel e dati frammentati, limitando la nostra capacità di mantenere una visione completa delle qualifiche richieste per ciascun ruolo,

ha dichiarato Maria van Leeuwen, Interim Project Manager Learning & Development di Renewi.

Una struttura più chiara avrebbe migliorato la capacità di Renewi di dimostrare la conformità durante gli audit e di rafforzare il controllo tra le diverse sedi, creando un quadro della conformità più coerente e affidabile.

Un campanello d’allarme innesca il cambiamento

Un rapporto di audit ha evidenziato lacune nella formazione obbligatoria dei lavoratori operativi in diverse sedi di Renewi. Questa evidenza ha dato avvio al progetto “License to Operate”, un’iniziativa volta a centralizzare e standardizzare tutti i dati formativi a livello aziendale. Per supportare una conformità coerente, è stato introdotto AG5, seguito dall’implementazione di una matrice delle qualifiche unificata e da una gestione semplificata dei fornitori, creando una base più solida per una governance affidabile.

Questo ci ha fornito un modo affidabile per dimostrare la conformità e tutelare la nostra licenza operativa.

ha affermato Alex Baggerman, Direttore Talent & Learning di Renewi.

Il primo passo è stato raccogliere e validare i dati provenienti da 120 sedi. Il team ha individuato 40.000 certificati archiviati in sistemi legacy e 354 oggetti formativi distribuiti tra i vari dipartimenti, il tutto gestito da un team snello di appena 1,5 FTE.

Dai fogli di calcolo a una struttura solida

Renewi ha deciso di sostituire i fogli di calcolo frammentati con un unico sistema centralizzato. Il progetto è iniziato con la definizione di una base comune per la formazione essenziale in ambito sicurezza e operatività. Ogni dipartimento ha poi rivisto e allineato i requisiti di qualificazione per creare un framework coerente.

Volevamo un unico sistema che collegasse SHEQ, Operations e HR, offrendo ai manager una visibilità in tempo reale sulla conformità formativa,

ha spiegato van Leeuwen. Una volta caricati i dati, i manager hanno fornito feedback per perfezionare la configurazione. Dopo ogni fase di implementazione, il team ha organizzato sessioni di valutazione per individuare eventuali lacune e apportare le necessarie modifiche. “Una timeline chiara e risultati visibili hanno mantenuto tutti motivati”, ha aggiunto van Leeuwen.

Questo approccio strutturato ha rafforzato la collaborazione e mantenuto lo slancio tra sedi abituate a lavorare in modo indipendente o a silos.

Lezioni apprese lungo il percorso

Durante l’avanzamento dell’implementazione, il team si è trovato ad affrontare diverse decisioni chiave. Inizialmente si è discusso se sviluppare un sistema interno o adottare una piattaforma già esistente. Alla fine, è stata scelta una soluzione pronta all’uso per la sua rapidità, stabilità e scalabilità.

Inizialmente, i dipendenti caricavano autonomamente i propri certificati, evidenziando rapidamente differenze nella qualità dei dati. Il team ha quindi introdotto un supporto per verificare e assistere i caricamenti, trasformando questa osservazione in un’opportunità per migliorare l’affidabilità dei dati senza rallentare l’avanzamento del progetto.

Anche la responsabilità del progetto è stata una considerazione fondamentale. L’iniziativa è stata guidata dal business, con il supporto dell’IT, assicurando che le persone che utilizzano il sistema quotidianamente fossero coinvolte direttamente nella sua definizione. “Abbiamo imparato che il coinvolgimento del business non era altrettanto fluido quando l’IT era alla guida”, ha spiegato Baggerman. “Al contrario, abbiamo ottenuto risultati migliori quando l’HR ha facilitato il processo, mentre le Operations si sono assunte la responsabilità della conformità”.

Risultati chiari e una base più solida

Il progetto “License to Operate” ha trasformato completamente il modo in cui Renewi gestisce formazione e conformità. I dati sulle qualifiche di tutte le sedi sono ora centralizzati, la governance è coerente e la preparazione agli audit è significativamente più rapida e affidabile. I manager dispongono di una visione chiara delle esigenze formative e dei rinnovi, rafforzando la responsabilità tra i diversi dipartimenti. “Ora la conformità è visibile e affidabile”, ha affermato Baggerman.

Possiamo dimostrare che i nostri team sono qualificati e concentrarci sul miglioramento delle competenze, non sull’inseguimento dei certificati.

Con le basi ormai consolidate, Renewi si prepara a collegare il sistema ai fornitori di formazione e ad estenderlo anche ai dipendenti esterni. Le strutture di governance e gli SLA sono in fase di definizione per garantire la sostenibilità nel lungo periodo.

“AG5 ci ha fornito una base solida”, ha dichiarato van Leeuwen. “Ora abbiamo controllo, visibilità e un modello su cui costruire.”