Come Renewi è passata da un tasso di conformità del 22% al 71% e ha centralizzato 40.000 certificati di formazione
Preparazione agli audit on-demand per 120 sedi e un tasso di conformità in continuo miglioramento.
Certificati in un cassetto
Renewi è un’azienda leader nel settore waste-to-product che opera nei Paesi Bassi, Belgio, Francia e Portogallo, raccogliendo rifiuti e restituendoli alla società come prodotti utilizzabili. Con oltre 6.000 dipendenti in circa 120 sedi e quasi 900 ruoli professionali, la gestione della formazione obbligatoria e delle certificazioni era diventata un problema serio. I dati esistevano, ma nessuno sapeva dove fossero.
“Tutte le certificazioni dei nostri dipendenti erano sparse ovunque. Alcune erano su un desktop, altre in un sistema HR, altre ancora semplicemente nel cassetto di un operatore”, ha dichiarato Alex Baggerman, Group Director of Talent & Learning di Renewi.
Ogni sede tracciava la formazione in modo diverso. Ciò significava decine di file Excel, dati frammentati, nessuna visione coerente di chi fosse qualificato per cosa e nessun modo affidabile per scoprirlo prima della richiesta di un auditor.
Un tasso di conformità che ha reso il problema impossibile da ignorare
Prima di AG5, il tasso di conformità della forza lavoro di Renewi era del 22%. Si trattava di una carenza strutturale che comportava un reale rischio normativo.
Un rapporto di audit ha infine ufficializzato la situazione, esponendo lacune nella formazione obbligatoria dei lavoratori operativi in diverse sedi. Questa evidenza ha dato avvio a quello che Renewi ha chiamato progetto “License to Operate”, un’iniziativa a livello aziendale volta a centralizzare e standardizzare tutti i dati formativi.
“Non avevamo il controllo su quali certificati fossero scaduti, quali fossero necessari o quali fossero magari frutto di una formazione eccessiva”, ha affermato Baggerman. “Mi piace che le cose siano noiose e prevedibili, e in quel momento non erano né noiose né prevedibili, quindi c’era molto stress”.
Siamo partiti da un livello di conformità del 22%. Dopo l’implementazione, siamo al 71% e il dato è ancora in crescita.
Alex Baggerman
Direttore Talent & Learning, Renewi
Una cosa sola, fatta molto bene
Renewi ha valutato le opzioni disponibili e ha scelto AG5 per la sua praticità, facilità d’uso e accessibilità sia tramite app mobile che desktop, essendo una soluzione creata appositamente per questo esatto problema.
“AG5 è semplicemente in grado di risolvere il problema. Fanno una cosa sola, ma molto bene”, ha dichiarato Baggerman.
Il team di Renewi ha iniziato con un rollout strutturato. Per prima cosa, hanno raccolto e convalidato i dati da tutte le 120 sedi, scoprendo lungo il percorso 40.000 certificati archiviati in sistemi legacy e 354 oggetti didattici sparsi tra i vari dipartimenti, il tutto gestito da un team snello di soli 1,5 FTE. Hanno allineato i requisiti di qualifica tra i dipartimenti, coinvolto i manager in cicli di feedback dopo ogni fase di implementazione e affidato deliberatamente la responsabilità alle operazioni (operations) piuttosto che all’IT.
“Abbiamo riscontrato un maggiore successo quando le Risorse Umane hanno facilitato il processo, ma le operazioni si sono assunte la responsabilità della conformità”, ha affermato Baggerman.
Noioso e prevedibile, nel miglior modo possibile
Il tasso di conformità racconta la storia più chiara del successo di License to Operate, con percentuali che sono balzate drasticamente dal 22% al 71%. Questi numeri sono ancora in aumento. Anche l’esperienza quotidiana in Renewi è cambiata in modo altrettanto significativo. La preparazione degli audit, che un tempo richiedeva settimane di affanno per individuare e compilare le prove, è ora qualcosa che il team gestisce on-demand.
“Normalmente per un audit è necessario preparare un sacco di materiale, mentre ora basta semplicemente presentarsi all’audit; questo fa risparmiare molto tempo nella preparazione”, ha dichiarato Baggerman.
Ora la conformità è visibile e affidabile. Possiamo concentrarci sul miglioramento delle competenze, non sull’inseguimento dei certificati.
Alex Baggerman
Direttore Talent & Learning, Renewi
Renewi sta ora estendendo il sistema ai fornitori di formazione e ai dipendenti esterni. L’obiettivo è lo stesso che ha guidato il progetto fin dall’inizio: creare un quadro della conformità coerente, dimostrabile e senza spazio per sorprese.
“AG5 ci ha fornito una base. Ora abbiamo controllo, visibilità e un modello su cui possiamo costruire”, ha affermato Baggerman.
