Waarom Excel niet werkt voor audits - AG5

Waarom Excel niet werkt voor audits

Excel mag dan veel gebruikt worden in organisaties, er kleven ook grote nadelen aan het wijdverbreide gebruik ervan. Waarom? Omdat we in de praktijk zien dat hr-managers zich vanwege hun verantwoordelijkheid het hoofd breken over hoe realtime klaar te zijn voor een audit, terwijl de benodigde kennis is vastgelegd in oeverloos veel stand-alone spreadsheets.

Ik wil het nut van Excel zeker niet ontkrachten, integendeel. Ook ik heb de nodige spreadsheets her en der opgeslagen. Voor bepaalde doelen is het een prachtige tool. Maar wil je data genereren om processen adequaat te managen en compliancy te borgen, dan is het gebruik van Excel simpelweg te riskant.

Onlangs schreef ik een blog met de titel ‘Waarom hr-managers tureluurs worden van skillsmatrixen’. De betreffende hr-manager die mij de input voor dat artikel gaf, benoemde indirect onderstaande bezwaren tegen het gebruik van Excel-spreadsheets. Die bezwaren gelden vooral als het gaat om het borgen van de vakbekwaamheid van haar personeel. Daarbij gaf ze aan dat met behulp van externe en interne audits getoetst wordt hoe de vakbekwaamheid van de medewerkers als proces geborgd wordt in de organisatie.

Dat laatste was voor mij de trigger om dit artikel te schrijven over de grootste risico’s van het gebruik van Excel. Die risico’s zijn met name relevant als de spreadsheets tevens gebruikt worden voor rapportages en sturing in managementprocessen. Laten we voor het gemak de bezwaren tegen Excel-spreadsheets in de context van het borgen van vakbekwaamheid van personeel in een wat grotere, complexere organisatie bekijken.

Lokale opslag van data
Excel is geen cloud-oplossing, spreadsheets worden lokaal opgeslagen. Op verschillende werkstations, op verschillende afdelingen en mogelijk verschillende locaties liggen essentiële data opgeslagen. De huidige status van het vaardighedenniveau van je medewerkers is de ruggengraat van je organisatie! Bij brand of diefstal gaan deze lokaal opgeslagen data verloren en ook thuiswerkers kunnen informatie verliezen (zo heeft een medewerker thuis zeker geen ISO27001-normering voor het garanderen van de veiligheid van informatie).

Foutgevoelig
Excel stuurt je niet in een bepaalde richting en werkt niet met generieke keuzelijsten, scroll-down-menu’s, et cetera. Er kan wel met een generieke template gewerkt worden, maar de kwaliteit van de invulling is afhankelijk van de eigenaar. Wil je een nieuw template introduceren of de bestaande updaten? Dan zal je via e-mail aan alle eigenaren een nieuwe versie moeten aanleveren en moeten hopen dat ze het goed overnemen. Tel daarbij op het verkeerd opslaan en het vergeten van opslaan na muteren, en je krijgt wel een beeld van de risico’s op fouten.

Meerdere eigenaren, meerdere werkwijzen
Ik zie het als volgt: bij het gebruik van Excel-spreadsheets werkt iedereen eigenlijk in zijn eigen programma in plaats van samen in één programma. Leg op enig moment alle dezelfde spreadsheets van verschillende eigenaren naast elkaar en je zult gegarandeerd grote verschillen zien in hoe ze gebruikt worden en wat voor data dat uiteindelijk oplevert.

Geen realtime inzicht in data
Zeker als er meerdere eigenaren zijn, zoals in mijn voorbeeld, is er nooit sprake van realtime inzicht. Data zullen altijd verzameld moeten worden. Denk aan het over en weer mailen van lokaal opgeslagen documenten. Vervolgens zullen deze data apart tot managementrapportages en stuurinformatie gekneed moeten worden. Dit kan echt niet meer. Anno 2016 zijn de verwachtingspatronen van management en directie anders.

Geen autorisatiemogelijkheden
Excel is niet te autoriseren. Als een proces gemanaged moet worden heb je al vlug behoefte aan meerdere autorisatieniveaus. Sommige eigenaren mogen de data alleen bekijken en andere moeten deze juist kunnen muteren. Denk aan autorisaties op onderdelen van de data, een teamleider die alleen de data van zijn of haar team mag inzien, een manager van een hele afdeling, et cetera.

Beheersbaarheid
Gewetensvraag: weet jij precies wie er in jouw organisatie eigenaar is van een bepaalde Excel-spreadsheet die onderdeel is van een belangrijk proces? En zo ja, heeft hij of zij nog de juiste versie in gebruik? En op welke plekken is het document opgeslagen?

Niet efficiënt
Het voorgaande leidt eigenlijk maar tot één conclusie: het werken om de beperkingen heen en het repareren van wat niet goed gaat is erg tijdrovend en verre van efficiënt. Daar kan geen misverstand over bestaan.

Er zijn ongetwijfeld nog andere argumenten te bedenken waarom het gebruik van Excel in deze context risicovol is. En misschien heb ik belangrijke voordelen over het hoofd gezien. Als dat zo is dan hoor ik het graag! Laat in dat geval je reactie achter in de comments hieronder.

Herkenbaar verhaal? Dan vind je dit blog waarschijnlijk ook interessant.

 



Gerelateerde berichten