4 tips voor een goede voorbereiding op een inspectie - AG5

4 tips voor een goede voorbereiding op een inspectie

…en 3 valkuilen die je moet omzeilen

Een inspectie is altijd weer een spannend moment. Er hangt ook echt iets vanaf. Reden genoeg om ervoor te zorgen dat je goed beslagen ten ijs komt. Ik heb daarom senior inspecteur John Sevenstern gevraagd de belangrijkste zaken voor je op een rij te zetten, zodat je weet wat je moet checken voordat het zover is.

John Sevenstern heeft zeer uitgebreide ervaring in het inspecteren van de vakbekwaamheid van hulpverleners als brandweer- en politiemensen. Bij deze doelgroep is het beheersen van de vereiste vaardigheden natuurlijk van groot en soms zelfs van levensbelang. Maar dat geldt evengoed voor de vaardigheden van medewerkers in een commercieel bedrijf, die ook op peil moeten zijn om de veiligheid en continuïteit van het bedrijfsproces te borgen. Vandaar dat ik zijn inzichten hieronder graag met je deel.

John heeft vier tips en drie valkuilen voor iedereen die klaar wil zijn voor een volgende inspectie. We beginnen met de tips:

  1. Laat goed zien wat er in algemene zin wordt vastgelegd
    Daarmee bedoel ik dus niet letterlijk de persoonlijke gegevens per individu, maar wel bijvoorbeeld opleidingen, oefeningen, incidentervaring en leerpunten.
  2. Registreer ook kwalitatief
    Administreer dus niet alleen kwantitatief. Momenteel tonen de registraties hoofdzakelijk de aanwezigheid bij oefeningen. Er lijkt nog steeds een taboe te rusten op het kwalitatief beoordelen van elkaar.
  3. Beheer
    Een ander belangrijk onderwerp: hoe is het beheer geregeld? Is goed vastgelegd wie toegang heeft tot welke gegevens en wie wat registreert?
  4. Rapportages
    Last but not least: hoe en aan wie wordt er gerapporteerd? Heeft de directie van het bedrijf of de organisatie inzicht in de vakbekwaamheid van het personeel? Dit is belangrijk, omdat het management niet op individueel maar juist op functie- of teamniveau inzicht wil vergaren.

Dit zijn nuttige tips waar je volgens mij meteen mee aan de slag kunt in jouw dagelijkse werkzaamheden.

Naast tips heeft John ook nog een aantal valkuilen die je moet voorkomen:

  1. Organisaties beginnen vaak met registeren zonder na te denken wat ze ermee willen doen. Bepaal eerst helder het doel en koppel er vervolgens relevante acties aan.
  2. Organisaties onderschatten vaak de gevoeligheid rondom het beoordelen van werknemers. Dit kun je verbeteren door van tevoren duidelijke afspraken te maken met je personeel over wat er met die gegevens gebeurt en wie er inzage heeft. Het management hoeft helemaal geen individuele gegevens te bekijken en heeft alleen behoefte aan inzicht op functie- en teamniveau. Directe leidinggevenden hebben die behoefte daarentegen mogelijk wel.
  3. Het vakbekwaam blijven van medewerkers moet geborgd worden in de beheercyclus en bespreekbaar zijn met je mensen. Hoe kunnen ze zich verbeteren op zwakke punten en ‘blinde vlekken’?

Wie aan de slag gaat met bovenstaande tips en oog houdt voor de valkuilen, kan de voorbereiding op een inspectie een stuk eenvoudiger organiseren. Uiteraard zijn de genoemde tips en valkuilen zeker ook van waardevol bij het voorbereiden van interne of externe audits op dit vlak.

Heb je aanvullingen of opmerkingen vanuit jouw eigen ervaringen, graag! laat het ons weten.

Wellicht is onze whitepaper ‘De vele voordelen van skillsmatrixen’ ook iets voor jou? Daarin gaan we uitgebreid in op het managen van de vakbekwaamheid, de skills, van je medewerkers door het gebruik van skillsmatrixen.

 



Gerelateerde berichten