Effectief competentiemanagement is gebaseerd op efficiëntie. En niets is efficiënt aan vastlopen in Excel-spreadsheets die ingewikkeld en omslachtig zijn en tijd en moeite kosten om te sorteren en bij te houden.
De juiste software voor competentiebeheer kan je helpen om deze uitdaging aan te gaan. Je krijgt een uitgebreid overzicht van de vaardigheden, kwalificaties en certificeringen die je werknemers bezitten – en van de vaardigheden die nodig zijn. Maar als je eenmaal hebt besloten om software voor competentiemanagement te gebruiken, moet je actie ondernemen om de gegevens die in Excel staan over te zetten naar het platform van je keuze. Daar zie je misschien heel erg tegenop.
Geen nood. We hebben een gids met zeven stappen samengesteld om je zo snel en gemakkelijk mogelijk door het proces te helpen. Als je de stappen afrondt, ben je Excel-vrij en klaar om vaardighedenmanagement volledig onder controle te krijgen met AG5.
Waarom zou je Excel-spreadsheets vervangen door software voor competentiebeheer?
Excel-spreadsheets zijn onmiskenbaar nuttig. Ze leveren echter steeds minder op. Hoe meer spreadsheets je gebruikt, hoe ingewikkelder – en tijdsintensiever – het beheer van vaardigheden wordt. Eén fout kan resulteren in urenlang corrigeren.
Software voor vaardighedenbeheer
- Gemakkelijk te delen en toegankelijk voor de hele organisatie
- Altijd – en automatisch – up-to-date
- In principe foutbestendig en onfeilbaar
- Gecentraliseerd en gebruiksvriendelijk
Met die gedachten kunnen we de eerste stap zetten naar het dumpen van Excel. Stap over naar software voor competentiebeheer die je helpt om competentiebeheer onder de knie te krijgen.
Hoe over te stappen van Excel-spreadsheets naar software voor competentiebeheer
1. Je huidige spreadsheetgebruik en proces voor vaardighedenbeheer beoordelen
Het beoordelen van je huidige spreadsheetgebruik is een cruciale eerste stap in het traject naar effectief vaardighedenbeheer en het stroomlijnen van datastructuren. Begin met het evalueren van het aantal en de soorten Excel-spreadsheets die je momenteel gebruikt. Kijk naar het doel en de complexiteit van elk blad en identificeer overbodige of verouderde bestanden.
Door je gebruik te beoordelen, kun je gebieden identificeren die voor verbetering vatbaar zijn. Enkele vragen die je jezelf kan stellen zijn:
- Hoeveel spreadsheets gebruik je?
- Zijn er meerdere versies van die spreadsheets – en worden die versies verschillend geïmplementeerd door verschillende groepen binnen je organisatie?
- Wie is de eigenaar van deze spreadsheets? Zijn deze mensen bereid om over te stappen op software voor competentiemanagement?
- Welke vaardigheden, rollen, werknemers en vereiste gegevens zijn beschikbaar voor migratie?
- Zijn de gegevens schoon, volledig en nauwkeurig voor migratie?
- Wat is het huidige proces voor competentiebeheer in je spreadsheets?
Door deze vragen te stellen en te beantwoorden, kun je een uitgebreid inzicht krijgen in je spreadsheetlandschap. Vervolgens kun je het gebruiken om weloverwogen beslissingen te nemen en je benadering van vaardighedenmanagement te optimaliseren voor meer efficiëntie en productiviteit.
2. Software voor competentiebeheer
Onderzoek naar software voor competentiemanagement is essentieel om de juiste oplossing te vinden die aansluit bij de behoeften van je organisatie. Begin met het verkennen van populaire software die speciaal is ontworpen voor het beheren van vaardigheden en het organiseren van gegevens.
Let op functies zoals:
- Gegevens importeren en exporteren
- Geavanceerde filter- en sorteeropties
- Intuïtieve interfaces
- Gemakkelijk op te bouwen vaardigheidsmatrices
- Vaardigheden bijhouden
- Voortgangsbewaking
- Integratiemogelijkheden
- Automatische meldingen voordat certificaten verlopen
- Workflows en automatiseringen
- Goedkeuringen
Deze functies zouden idealiter naadloos samen moeten werken om een centrale locatie te creëren voor al je behoeften op het gebied van competentiebeheer. Je gebruikt de software om vaardigheden, certificeringen en kwalificaties bij te houden. Zo kun je de vaardigheidskloof visualiseren, identificeren en dichten en je organisatie veilig, compliant, audit-proof en klaar voor de toekomst kunt houden.
3. Plan je overgang
Zodra je de juiste software voor competentiemanagement hebt gekozen, begin je met het plannen van de overgang. Een goed geplande overgang beperkt de verstoring tot een minimum en maximaliseert de voordelen van software voor competentiebeheer.
Begin met een overzicht van je doelen en de gewenste resultaten van de overgang. Dit zijn de vervolgacties:
- Stem alle stamgegevens intern op elkaar af. Dit omvat kwalificaties, rollen en vereisten
- Identificeer belangrijke mijlpalen en stel een tijdlijn op voor de implementatie
- Stem intern af wanneer je organisatie stopt met het bijwerken van spreadsheets na de overstap op software voor competentiemanagement
- Identificeer de eigenaren van bedrijfsapplicaties die de belangrijkste gebruikers zijn van je software voor competentiemanagement
- Identificeer de verantwoordelijken voor IT-applicaties die als technisch beheerder fungeren voor technische ondersteuning
- Beoordeel de impact van de overgang op je huidige workflows
- Stel een uitgebreid trainingsplan op om een soepele invoering door je teamleden te borgen
- Communiceer de voordelen van de nieuwe software en neem eventuele zorgen of weerstand weg
- Communiceer het nieuwe proces naar elke gebruikersgroep
4. De software instellen
Volg deze instructies om je software voor competentiebeheer in te stellen:
- Stel de relevante eisen voor beheerscapaciteiten in
- Configureer de softwaremogelijkheden om de software af te stemmen op je gegevensbeleid
- Configureer extra functies om je andere workflows af te stemmen op je software voor competentiebeheer
- Configureer de juiste matrices voor elke gebruikersgroep
- Configureer de automatiseringen voor de gebruikers van de software en andere relevante partijen
- De gebruikersaccounts en rechten voor elke gebruikersgroep definiëren
5. Alle data migreren
Zodra je software ingesteld is, is het tijd om die gegevens uit je spreadsheets te importeren. Nu kun je Excel voorgoed vaarwel zeggen. Hiervoor moeten alle benodigde gegevens verzameld worden. Voor een soepele overgang heb je het volgende nodig:
- De werknemers, rollen en aanvullende HR-informatie van degenen van wie je de vaardigheden wilt bijhouden
- Alle vaardigheden, kwalificaties en certificeringen die je wilt bijhouden
- Alle behaalde vaardigheden, kwalificaties en certificeringen met de bijbehorende data en niveaus
Je kunt de onderstaande spreadsheet gebruiken als voorbeeld hoe je deze informatie in eerste instantie kunt opslaan voordat je overstapt op software voor competentiebeheer.
Download de datamigratie template van AG5
6. Train je team
Woon trainingssessies bij of zorg voor hulpmiddelen om je teamleden te informeren over de nieuwe software voor competentiemanagement van je organisatie. Deze sessies of hulpmiddelen moeten de voordelen en functionaliteiten van de software belichten, en ook ingaan op eventuele zorgen of vragen van je werknemers. Dat borgt dat iedereen aan boord is en klaar is om de software te gaan gebruiken.
Nog belangrijker is dat de trainingssessies alle gebruikers en belanghebbenden een duidelijk inzicht geven in hoe ze verder moeten gaan met hun vaardighedenbeheerprocessen – en hoe die verschillen van skills management in spreadsheets. Training is essentieel om ervoor te zorgen dat alle werknemers de relevante kennis hebben om probleemloos te kunnen werken met software voor competentiebeheer.
7. Vooruitgang bewaken en bijsturen
Het cruciale element in het beheersen van competentiemanagement is doorlopende verbetering van zowel de werknemers als het competentiemanagementproces zelf. Dit betekent dat het volgende nodig is:
- Regelmatig de effectiviteit van je nieuwe software en processen voor competentiemanagement evalueren
- Feedback vragen aan interne hoofdgebruikers, beheerders en dagelijkse gebruikers. Maak vervolgens de nodige aanpassingen om ervoor te zorgen dat het aan je veranderende behoeften voldoet
Een goede zelfevaluatie stelt je in staat om je huidige situatie te beoordelen, maar ook waar je in de toekomst wilt staan. Dit vereist echter een strategische, gestructureerde aanpak die je klaarstoomt voor langdurig succes op het gebied van competentiemanagement.
Onze klanten gebruiken bijvoorbeeld het Maturity Model van AG5. Dat is een raamwerk met vijf niveaus dat organisaties begeleidt bij het beoordelen en verbeteren van hun processen voor competentiemanagement. Het biedt een duidelijk traject van handmatige processen en inefficiëntie naar strategische optimalisatie van competentiemanagement in de hele organisatie.
Als je meer wilt weten over het AG5 Skills Maturity Model, kun je dit artikel lezen . Of download het model om direct aan de slag te gaan.
AG5 Skills Maturity Model downloaden
Waarom kiezen voor AG5’s skills management software
Met de vaardighedenbeheersoftware van AG5 kun je de vaardigheidstekorten in je organisatie zichtbaar maken en dichten – zonder ingewikkelde Excel-spreadsheets. Je gebruikt intuïtieve vaardigheidsmatrices die vaardigheidsgegevens en functievereisten samenbrengen – en altijd up-to-date zijn.
Je werkt efficiënt en productief, en je borgt naleving en je bent klaar voor audits – met hooggekwalificeerd personeel dat flexibel, wendbaar en klaar voor de toekomst is.
Meer weten? Maak vandaag nog een afspraak voor een gratis live demo van 15 minuten om te zien hoe AG5 de manier waarop je organisatie competentiemanagement helemaal onder controle kan krijgen.
Klaar om vaardighedenmanagement onder de knie te krijgen?
Vraag een live demo aan van de enige plug and play Skills Management Software
Een opmerking over bronnen
Bij AG5 zetten we ons in om je inhoud van hoge kwaliteit te bieden die vele stappen verder gaat dan door AI gegenereerde lijsten. Daarom doen we ons best om onze artikelen en gidsen van de juiste bronnen te voorzien, zodat de informatie die we je presenteren gemaakt is voor en door mensen. Soms is onze inhoud echter meer productgericht, waarbij we meer vertrouwen op onze interne expertise in competentiemanagement dan op externe bronnen. In deze gevallen is er soms geen uitgebreide bronnenlijst. Je kunt er echter altijd op rekenen dat alle inhoud een uitgebreid beoordelingsproces doorloopt voordat het wordt vrijgegeven.
