Buyitdirect

  • IT Reseller

Andreas Luckfiel, Business Manager en eindverantwoordelijke voor het bijhouden van alle certificeringen bij Buyitdirect vertelt waarom Excel niet meer volstond.

Behaalde resultaten:

  • Scheelt minimaal 50 gesprekken per jaar rondom certificaten
  • 100% papierloos
  • 113 medewerkers middels app inzicht in eigen persoonlijk ontwikkelplan
  • 7 verschillende Excel matrixen vervangen door 1 overzichtelijk systeem
  • Teamleiders hebben eenvoudig toegang en inzicht skills matrix van eigen team.

Wat is jouw rol bij BuyItDirect?

Ik ben eindverantwoordelijk voor alle partnerstatussen, certificeringen en opleidingen voor de mensen hier. Vaak zit ik ook met collega’s uit afdelingen en teamleaders te praten om een Persoonlijk Ontwikkelingsplan te maken waarin we per persoon in een systeem vastleggen wat ze heel graag willen leren, waarbij ik ook kan monitoren of ze het behalen of niet. Daar is certificering een onderdeel van.

Waarom had je meer overzicht nodig op de kennis binnen je organisatie?

Ik wilde inzichtelijk krijgen in hoeverre wij onze certificeringen actueel hadden staan in samenwerking met onze afdeling HR, die op hun beurt altijd een goed overzicht moet hebben wat we aan waarde hebben. Voor ons bedrijf is dat heel belangrijk omdat we veel investeren in kennis en daar ook veel aan uitgeven. Daarvoor is overzicht een stukje waarborging. Het is altijd leuk om te kunnen zeggen: ‘Ik weet wat wij aan kennis in huis hebben.’ Met 1 click het liefst.

Ook de strategie achter het opleiden moest in kaart gebracht worden. We hebben er niks aan als iedereen hetzelfde haalt. We willen juist verscheidenheid hebben in de opleiding bij mensen. Dat doe je door mensen te laten kiezen in dat wat ze leuk vinden en niet te verplichten wat ze moeten doen. Dan wordt het minder leuk.

Tegen welke problemen liep je aan waardoor je op zoek ging naar een oplossing?

Ik had behoefte om onze licenses en certificeringen in kaart te brengen. Eerst gebruikte ik een Excel sheet en een aantal losse websites van diverse fabrikanten waar we mee samenwerkten. Maar het werkgemak en het overzicht genereren vanuit een Excel sheet is natuurlijk beperkt en voldeed niet aan de mogelijkheden zoals ik ze graag wenste en je kunt er ook geen planning uit halen. Sinds we AG5 gebruiken, hebben we gemakkelijk en snel een duidelijk beeld.

 

Ik hoef niet meer achter collega’s aan te lopen, wat me gewoon 50 gesprekken per jaar scheelt!

Wat is er zo anders dan met Excel?

De standaardisatie van de gegevens over opleidingen past niet goed in een Excel sheet. Het is heel onoverzichtelijk omdat de certificeringsprogramma’s bij fabrikanten nogal afwijken van elkaar. Dit kan wel in AG5.

Een Excel sheet is ook niet echt reactief. Dan ga je alleen maar aan vastlegging van certificaten doen en vervolgens was dat het.

Daarnaast is ook leuk dat je gewoon ziet in AG5 dat je wat goed doet. Een sheet hebben die alleen maar zegt dat je iets mist is niet zo motiverend. Ik hou er wel van dat het allemaal een beetje visueler is geworden, waardoor je gewoon als Excelsheet-man verandert in iemand die wat meer vrolijke boodschapjes kan verkondigen.

Wat levert het doen en bijhouden van deze certificeringen dan direct op?

Bij de certificeringsmolen bij fabrikanten is het zo dat als je met hun een samenwerking wilt, je ook als reseller moet laten zien dat je een liefde hebt voor hun producten. Dat doe je door cursussen en trainingen te volgen en mensen de kennis te laten opsnuiven die fabrikanten graag bij jou zien.

Wat het ons oplevert op het ogenblik dat wij die samenwerking met die fabrikanten ook in de certificering vastleggen is dat we onze portfolio’s kunnen uitbreiden naar meer producten. Hoe meer je gecertificeerd bent, hoe meer productgroepen je mag verkopen.

Hoe heeft AG5 het makkelijker en overzichtelijker gemaakt?

Ik ben redelijk creatief bezig met die sheets zal ik maar zeggen. Het kost me wel wat handwerk, het bij elkaar rapen van de kennis die wij moeten gaan hebben en het overzicht daarop ook reactief te hebben, maar dat handwerk vergeleken met een Excel sheet… Dat je gewoon zegt: ‘Ik wil nu zien of we er zijn of niet’, dat heeft AG5 me wel gebracht.

De implementatie van alle gegevens in een cloud die toegankelijk is voor mij en mijn collega’s bij HR, dat heeft ook een soort systeem gecreëerd dat verder ging dan onze Excel sheet. Wat AG5 gebracht heeft, is dat wij echt reactief veel sneller kunnen zien wat we aan kennis hebben. Dat is heel belangrijk voor de gesprekken die ik met de mensen heb, waardoor ik kan zeggen: ‘Je zegt wel dat je die kennis hebt, maar ik zie dat je die certificaten nog niet hebt gehaald dus we moeten daar nog even aan trekken’.

En op de werkvloer, wat is het effect daar?

Het mooie is: je moet education en certification leuk maken. Het leuke van een systeem als AG5 met een app waar werknemers op kunnen inloggen, is om mensen te laten zien dat ze iets goed doen en ook hun eigen status kunnen zien. Dat ze kunnen zien dat ze bepaalde kennis hebben.

Elk team heeft nu een overzicht met icoontjes en kleuren, waardoor snel zichtbaar wordt hoe ze ervoor staan met de certificeringen. Mijn teamleiders kunnen zien: mijn team presteert goed, of hebben juist bepaalde dingen niet ingevuld. Dan kan iemand uit het team zelf gewoon meehelpen om het toch voor elkaar te krijgen. Dus het wordt meer inzichtelijk voor anderen om de certificeringen van het bedrijf in de gaten te  houden, dan alleen voor mij of HR. Het deelt eigenlijk de verantwoordelijkheid die ik zelf heb om achter mensen aan te lopen ook met de mensen die mij moeten helpen om het voor elkaar te krijgen. Daarvoor is het heel mooi. Ik hoef niet meer achter collega’s aan te lopen, wat me gewoon 50 gesprekken per jaar scheelt!

Wil je ook in één keer klaar zijn met onoverzichtelijke Excels?

We gaan graag met je in gesprek