Une gestion efficace des compétences repose sur l’efficacité – et il n’y a rien d’efficace à s’enliser dans des feuilles de calcul Excel compliquées, encombrantes et dont le tri et le suivi demandent du temps et des efforts.
Un logiciel de gestion des compétences adapté peut vous aider à relever ce défi, en vous offrant un contrôle complet des compétences, des qualifications et des certifications que vos employés possèdent – ainsi que de celles qui sont nécessaires. Mais une fois que vous avez décidé d’utiliser un logiciel de gestion des compétences, vous devez prendre des mesures pour transférer les données qui existent dans Excel vers la plateforme de votre choix. Cela peut sembler une tâche ardue.
Heureusement, nous avons élaboré un guide en sept étapes pour vous aider à accomplir cette démarche le plus rapidement et le plus facilement possible. Grâce à lui, vous n’aurez plus besoin d’Excel et vous serez prêt à maîtriser la gestion des compétences.
Table des matières
Pourquoi remplacer les feuilles de calcul Excel par un logiciel de gestion des compétences ?
Les feuilles de calcul Excel sont indéniablement utiles. Cependant, leur rendement est décroissant. Plus vous utilisez de feuilles de calcul, plus la gestion des compétences devient compliquée et nécessite des ressources importantes. Une erreur peut entraîner des heures de correction.
Un logiciel de gestion des compétences, en revanche, est :
- Facile à partager et accessible à l’ensemble de l’organisation
- Toujours – et automatiquement – à jour
- Pratiquement exempt d’erreurs et inviolable
- Centralisé et facile à utiliser
Faisons donc le premier pas pour abandonner Excel – et passer à un logiciel de gestion des compétences qui vous aidera à maîtriser la gestion des compétences.
Comment passer des feuilles de calcul Excel à un logiciel de gestion des compétences ?
1. Évaluez votre utilisation actuelle des feuilles de calcul et votre processus de gestion des compétences
L’évaluation de votre utilisation actuelle des feuilles de calcul est une première étape cruciale vers une gestion efficace des compétences et une rationalisation de l’organisation des données. Commencez par évaluer le nombre et les types de feuilles de calcul Excel que vous utilisez actuellement, en tenant compte de l’objectif et de la complexité de chaque feuille, et en identifiant les fichiers redondants ou obsolètes.
L’évaluation de votre utilisation vous aidera à identifier les domaines à améliorer. Voici quelques-unes des questions que vous devez vous poser :
- Combien de feuilles de calcul utilisez-vous ?
- Existe-t-il plusieurs versions de ces feuilles de calcul – et ces versions sont-elles utilisées différemment par différents groupes au sein de votre organisation ?
- À qui appartiennent ces feuilles de calcul – et ces personnes sont-elles prêtes à passer à un logiciel de gestion des compétences ?
- Quelles sont les compétences, les fonctions, les employés et les données requises disponibles pour la migration ?
- Les données sont-elles claires, complètes et exactes pour la migration ?
- Quel est le processus actuel de gestion des compétences dans vos feuilles de calcul ?
En posant ces questions et en y répondant, vous pouvez acquérir une compréhension globale de votre environnement de feuilles de calcul, puis l’utiliser pour prendre des décisions éclairées, en optimisant votre approche de la gestion des compétences pour plus d’efficacité et de productivité.
2. Faites des recherches sur les logiciels de gestion des compétences
Il est essentiel de faire des recherches sur les logiciels de gestion des compétences pour trouver la bonne solution qui s’aligne sur les besoins de votre organisation. Commencez par explorer les options logicielles populaires conçues spécifiquement pour la gestion des compétences et l’organisation des données.
Recherchez des caractéristiques telles que :
- Capacités d’importation et d’exportation de données
- Options avancées de filtrage et de tri
- Interfaces intuitives
- Matrices de compétences faciles à élaborer
- Suivi des compétences
- Suivi des progrès
- Capacités d’intégration
- Notifications automatiques pour les certifications arrivant à expiration
- Flux de travail et automatisations
- Approbations
Dans l’idéal, ces caractéristiques devraient fonctionner de manière transparente afin de créer un emplacement centralisé pour tous vos besoins en matière de gestion des compétences. Vous utiliserez le logiciel pour suivre les compétences, les certifications et les qualifications, ce qui vous permettra de visualiser, d’identifier et de combler les déficits de compétences et de faire en sorte que votre organisation soit sûre, conforme, à l’épreuve des audits et prête pour l’avenir.
3. Planifiez votre transition
Une fois que vous aurez choisi le logiciel de gestion des compétences qui vous convient, vous devrez commencer à planifier votre transition. Une transition bien planifiée minimisera les perturbations et maximisera les avantages du logiciel de gestion des compétences.
Commencez par définir vos objectifs et les résultats souhaités pour la transition. Vous devriez également :
- Aligner en interne toutes les données de base. Cela inclut les qualifications, les fonctions et les exigences
- Identifier les étapes clés et établir un calendrier de mise en œuvre
- Alignez en interne la date à laquelle votre organisation cessera de mettre à jour des feuilles de calcul et passera à un logiciel de gestion des compétences
- Identifiez les propriétaires d’applications professionnelles qui seront les principaux utilisateurs de votre logiciel de gestion des compétences
- Identifiez les propriétaires d’applications informatiques qui seront les administrateurs techniques de l’assistance technique
- Évaluez l’impact de la transition sur vos flux de travail actuels
- Créez un plan de formation complet pour garantir une adoption sans heurts par les membres de votre équipe
- Expliquez les avantages du nouveau logiciel et répondez aux préoccupations ou aux réticences éventuelles.
- Communiquez le nouveau processus à chaque groupe d’utilisateurs
4. Configurez votre logiciel
Suivez les instructions suivantes pour configurer votre logiciel de gestion des compétences :
- Mettez en place les capacités de gestion des exigences correspondantes
- Configurez les capacités du logiciel pour l’aligner sur vos politiques en matière de données
- Configurez des fonctionnalités supplémentaires pour aligner vos autres flux de travail sur votre logiciel de gestion des compétences
- Configurez les bonnes matrices pour chaque groupe d’utilisateurs
- Configurez les automatisations pour les utilisateurs du logiciel et les autres parties prenantes
- Définissez les comptes d’utilisateurs et les droits pour chaque groupe d’utilisateurs
5. Migrez vos données
Une fois que votre logiciel est prêt, il est temps d’importer les données de vos feuilles de calcul – et de dire adieu à Excel une fois pour toutes. Pour cela, vous devez rassembler toutes les données nécessaires. Pour que la transition se fasse le plus aisément possible, vous aurez besoin :
- Des informations sur les employés, les fonctions et d’autres informations sur les RH des personnes dont vous souhaitez suivre les compétences
- Toutes les compétences, qualifications et certifications que vous souhaitez suivre
- Toutes les compétences, qualifications et certifications obtenues, avec les dates et les niveaux correspondants
Vous pouvez utiliser la feuille de calcul ci-dessous comme exemple de la manière dont vous pouvez initialement stocker ces informations avant de passer à un logiciel de gestion des compétences.
Télécharger le Modèle de migration des données
6. Formez votre équipe
Assistez à des séances de formation ou organisez-en, ou fournissez des ressources pour former les membres de votre équipe au nouveau logiciel de gestion des compétences de votre organisation. Ces sessions ou ressources doivent mettre en évidence les avantages et les fonctionnalités du logiciel, et répondre à toutes les préoccupations ou questions que vos employés peuvent avoir afin de s’assurer que tout le monde y adhère et est prêt à commencer à l’utiliser.
Plus important encore, les sessions de formation permettent à tous les utilisateurs et à toutes les parties prenantes de comprendre clairement comment ils doivent procéder avec leurs processus de gestion des compétences – et en quoi ceux-ci diffèrent de la gestion des compétences à l’aide d’une feuille de calcul. La formation est essentielle pour s’assurer que tous les employés possèdent les connaissances nécessaires à l’utilisation d’un logiciel de gestion des compétences.
7. Suivez les progrès et ajustez-vous
La maîtrise de la gestion des compétences repose sur l’amélioration continue des employés et du processus de gestion des compétences lui-même. Cela signifie que vous devez :
- Évaluer régulièrement l’efficacité de votre nouveau logiciel de gestion des compétences et de vos processus
- Demander le feedback des utilisateurs clés internes, des administrateurs et des utilisateurs quotidiens, puis procéder aux ajustements nécessaires pour s’assurer qu’il répond à vos besoins en constante évolution
Une bonne auto-évaluation vous permet de faire le point sur votre situation actuelle et sur celle que vous aimeriez avoir à l’avenir. Toutefois, cela nécessite une approche stratégique et structurée qui vous prépare à une gestion des compétences réussie à long terme.
Par exemple, nos clients utilisent le Modèle de maturité AG5 – un cadre à cinq niveaux qui guide les organisations dans l’évaluation et l’amélioration de leurs processus de gestion des compétences. Il offre une voie de progression claire depuis les processus manuels et les inefficacités jusqu’à l’optimisation stratégique de la gestion des compétences dans l’ensemble de l’organisation.
Si vous souhaitez en savoir plus sur le Modèle de maturité AG5, vous pouvez lire cet article ou télécharger le modèle pour commencer immédiatement.
Télécharger le Modèle de maturité AG5
Pourquoi choisir le logiciel de gestion des compétences d’AG5 ?
Le logiciel de gestion des compétences d’AG5 vous permet de visualiser et de combler les déficits de compétences au sein de votre organisation – plus besoin de feuilles de calcul Excel compliquées. Vous utiliserez des matrices de compétences intuitives qui rassemblent les données sur les compétences et les exigences professionnelles – et qui sont toujours à jour.
Vous travaillerez de manière efficace et productive et resterez conforme et prêt pour les audits – avec une main-d’œuvre hautement qualifiée, flexible, agile et prête pour l’avenir.
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Note sur les sources
Chez AG5, nous nous engageons à vous fournir un contenu de haute qualité qui dépasse de loin les listes générées par l’IA. C’est pourquoi nous faisons de notre mieux pour trouver les sources de nos articles et de nos guides, afin de nous assurer que les informations que nous vous présentons sont destinées à des personnes, et rédigées par des personnes. Parfois, cependant, notre contenu est plus axé sur le produit, s’appuyant davantage sur notre expertise interne en matière de gestion des compétences que sur des sources externes. Dans ces cas, il se peut qu’il n’y ait pas de liste de sources détaillée. Toutefois, soyez assurés que tous les contenus sont soumis à un processus d’examen approfondi avant d’être diffusés.
