Ein effektives Qualifikationsmanagement setzt Effizienz voraus. Aber es ist nicht effizient, sich mit komplizierten und unpraktischen Excel-Tabellen zu beschäftigen, deren Sortierung und Aktualisierung viel Zeit und Mühe erfordert.
Mithilfe der richtigen Qualifikationsmanagement-Software können Sie diese Herausforderung meistern, weil sie Ihnen einen umfassenden Überblick über die Fähigkeiten, Qualifikationen und Zertifizierungen Ihrer Mitarbeiter verschafft – inkl. der Mitarbeiter, die benötigt werden. Aber wenn Sie sich für eine Qualifikationsmanagement-Software entschieden haben, müssen Sie die in Excel vorhandenen Daten auf die Plattform Ihrer Wahl übertragen. Das scheint eine entmutigende Aufgabe zu sein.
Deshalb haben wir einen Leitfaden zusammengestellt, der Ihnen hilft, diesen Prozess in 7 Schritten so schnell und einfach wie möglich zu durchlaufen. Mit diesem Programm werden Sie Excel-frei und bereit sein, das Qualifikationsmanagement zu meistern.
Inhaltsverzeichnis
Warum sollten Sie Excel-Tabellen durch eine Qualifikationsmanagement-Software ersetzen?
Excel-Tabellen sind zweifelsohne nützlich. Sie bringen jedoch immer weniger Gewinn. Je mehr Tabellenkalkulationen Sie verwenden, desto komplizierter – und ressourcenintensiver – wird das Qualifikationsmanagement. Ein Fehler kann stundenlange Korrekturen nach sich ziehen.
Eine Qualifikationsmanagement-Software hingegen ist:
- Einfach zu teilen und für die gesamte Organisation zugänglich
- Immer – und automatisch – aktuell
- Im Wesentlichen fehlerfrei und unzerstörbar
- Zentralisiert und benutzerfreundlich
Deshalb sollten wir den ersten Schritt tun, um Excel hinter uns zu lassen und zu einer Qualifikationsmanagement-Software zu wechseln, mit der Sie das Qualifikationsmanagement meistern können.
Wie man von Excel-Tabellen auf Qualifikationsmanagement-Software umsteigt
1. Beurteilen Sie Ihre derzeitigen Tabellenkalkulations- und Qualifikationsmanagement-Prozesse
Die Bewertung Ihrer aktuellen Verwendung von Tabellenkalkulationen ist ein wichtiger erster Schritt auf dem Weg zu einem effektiven Qualitätsmanagement und einer optimierten Datenorganisation. Beginnen Sie damit, die Anzahl und die Arten der Excel-Tabellen zu bewerten, die Sie derzeit verwenden. Berücksichtigen Sie dabei den Zweck und die Komplexität der einzelnen Tabellen sowie die Identifizierung überflüssiger oder veralteter Dateien.
Die Bewertung Ihrer Nutzung wird Ihnen helfen, Bereiche mit Verbesserungsbedarf zu ermitteln. Nachfolgend finden Sie einige Fragen, die Sie sich stellen sollten:
- Wie viele Tabellenkalkulationen verwenden Sie?
- Gibt es mehrere Versionen dieser Tabellenkalkulationen? Und werden diese Versionen von verschiedenen Gruppen innerhalb Ihrer Organisation unterschiedlich eingesetzt?
- Wem gehören diese Tabellenkalkulationen? Sind diese Personen mit der Umstellung auf eine Qualifikationsmanagement-Software einverstanden?
- Welche Fähigkeiten, Rollen, Mitarbeiter und Anforderungsdaten sind für die Migration verfügbar?
- Sind die Daten für die Migration sauber, vollständig und genau?
- Wie sieht der aktuelle Prozess für das Qualitätsmanagement in Ihren Tabellenkalkulationen aus?
Wenn Sie diese Fragen stellen und beantworten, können Sie ein umfassendes Verständnis für die von Ihnen verwendeten Tabellenkalkulationen entwickeln und nutzen, um fundierte Entscheidungen zu treffen und Ihr Qualifikationsmanagement für mehr Effizienz und Produktivität zu optimieren.
2. Informieren Sie sich über Qualifikationsmanagement-Software
Um die richtige Lösung zu finden, die den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht, ist es wichtig, sich über Qualifikationsmanagement-Software zu informieren. Beginnen Sie mit der Erkundung gängiger Software-Lösungen, die speziell für das Qualifikationsmanagement und die Datenorganisation entwickelt wurden.
Achten Sie auf Eigenschaften wie:
- Datenimport- und -exportfunktionen
- Erweiterte Filter- und Sortiermöglichkeiten
- Intuitive Benutzeroberflächen
- Einfach zu erstellende Qualifikationsmatrizen
- Qualifikationsverfolgung
- Fortschrittskontrolle
- Integrationsmöglichkeiten
- Automatische Benachrichtigungen bei ablaufenden Zertifikaten
- Arbeitsabläufe und Automatisierungen
- Zulassungen
Diese Funktionen würden im Idealfall nahtlos zusammenwirken, um einen zentralen Ort für alle Ihre Anforderungen an das Qualifikationsmanagement zu schaffen. Mithilfe der Software können Sie Fähigkeiten, Zertifizierungen und Qualifikationen verfolgen und sicherstellen, dass Sie Qualifikationslücken sichtbar machen, identifizieren und schließen. Dadurch bleibt Ihr Unternehmen sicher, konform und audit- und zukunftssicher.
3. Planen Sie Ihre Umstellung
Sobald Sie sich für die richtige Qualifikationsmanagement-Software entschieden haben, müssen Sie mit der Planung der Umstellung beginnen. Ein gut geplanter Übergang minimiert die Unterbrechungen und maximiert die Vorteile der Qualifikationsmanagement-Software.
Beginnen Sie damit, Ihre Ziele und die gewünschten Ergebnisse für den Wechsel zu skizzieren. Außerdem sollten Sie wie folgt vorgehen:
- Gleichen Sie alle Stammdaten intern ab. Dazu gehören Qualifikationen, Rollen und Anforderungen.
- Ermitteln Sie die wichtigsten Meilensteine, und legen Sie einen Zeitplan für die Umsetzung fest.
- Stimmen Sie intern ab, wann Ihr Unternehmen die Aktualisierung von Tabellenkalkulationen einstellen und auf eine Qualifikationsmanagement-Software umstellen wird.
- Identifizieren Sie die Inhaber von Geschäftsanwendungen, die die Hauptnutzer Ihrer Qualifikationsmanagement-Software sein werden.
- Ermitteln Sie IT-Anwendungseigentümer, die als technische Administratoren für die technische Unterstützung zuständig sein werden.
- Beurteilen Sie die Auswirkungen der Umstellung auf Ihre aktuellen Arbeitsabläufe.
- Erstellen Sie einen umfassenden Schulungsplan, um eine reibungslose Annahme durch Ihre Teammitglieder zu gewährleisten.
- Erläutern Sie die Vorteile der neuen Software, und räumen Sie etwaige Bedenken oder Widerstände aus.
- Erklären Sie den neuen Prozess jeder Benutzergruppe.
4. Richten Sie Ihre Software ein
Befolgen Sie folgende Anweisungen, um Ihre Qualifikationsmanagement-Software einzurichten:
- Richten Sie die entsprechenden erforderlichen Managementfunktionen ein.
- Konfigurieren Sie die Software-Funktionen, um die Software mit Ihren Datenrichtlinien in Einklang zu bringen.
- Konfigurieren Sie zusätzliche Funktionen, um Ihre anderen Arbeitsabläufe mit Ihrer Qualifikationsmanagement-Software abzustimmen.
- Konfigurieren Sie die richtigen Matrizen für jede Benutzergruppe.
- Konfigurieren Sie die Automatisierungen für die Nutzer der Software und andere Beteiligte.
- Legen Sie die Benutzerkonten und Rechte für jede Benutzergruppe fest.
5. Übertragen Sie Ihre Daten
Sobald Ihre Software fertig ist, können Sie die Daten aus Ihren Tabellenkalkulationen importieren und sich von Excel ein für alle Mal verabschieden. Zu diesem Zweck müssen Sie alle erforderlichen Daten sammeln. Um einen möglichst reibungslosen Wechsel zu gewährleisten, benötigen Sie:
- Die Mitarbeiter, Rollen und zusätzlichen Personalinformationen der Personen, deren Fähigkeiten Sie verfolgen möchten
- Alle Fähigkeiten, Qualifikationen und Zertifizierungen, die Sie erfassen möchten
- Alle erworbenen Fähigkeiten, Qualifikationen und Zertifizierungen mit den entsprechenden Daten und Stufen
Sie können die nachstehende Tabelle als Beispiel dafür verwenden, wie Sie diese Informationen zunächst speichern können, bevor Sie auf eine Qualifikationsmanagement-Software umsteigen.
Laden Sie sich die Datenmigrationsvorlage herunter
6. Schulen Sie Ihr Team
Besuchen oder organisieren Sie Schulungen. Oder stellen Sie Ressourcen zur Verfügung, um Ihre Teammitglieder über die neue Qualifikationsmanagement-Software in Ihrem Unternehmen zu informieren. Diese Sitzungen oder Ressourcen sollten die Vorteile und Funktionen der Software hervorheben und alle Bedenken oder Fragen Ihrer Mitarbeiter ansprechen, um sicherzustellen, dass alle einverstanden und bereit sind, die Software zu nutzen.
Vor allem müssen die Schulungen allen Nutzern und Beteiligten ein klares Verständnis dafür vermitteln, wie sie bei ihren Qualifikationsmanagement-Prozessen vorgehen sollten – und inwiefern sich diese vom Qualifikationsmanagement mit Tabellenkalkulationen unterscheiden. Schulungen sind von zentraler Bedeutung, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter über das erforderliche Wissen verfügen, um reibungslos mit der Qualifikationsmanagement-Software arbeiten zu können.
7. Überwachen Sie die Fortschritte und nehmen Sie Anpassungen vor
Die Beherrschung des Qualifikationsmanagements hängt von der kontinuierlichen Verbesserung der Mitarbeiter und des Qualifikationsmanagement-Prozesses selbst ab. Sie sollten also:
- Regelmäßig die Effektivität Ihrer neuen Qualifikationsmanagement-Software und -Prozesse beurteilen
- Feedback von internen Schlüsselanwendern, Administratoren und täglichen Nutzern einholen und dann die erforderlichen Anpassungen vornehmen, damit das System Ihren wachsenden Anforderungen entspricht
Eine angemessene Selbsteinschätzung ermöglicht es Ihnen, Ihre derzeitige Situation zu beurteilen und herauszufinden, wo Sie in Zukunft stehen möchten. Dazu ist jedoch ein strategischer, strukturierter Ansatz erforderlich, der Sie auf einen langfristigen Erfolg im Qualifikationsmanagement vorbereitet.
Unsere Kunden z.B. verwenden das AG5 Skills Maturity Model – ein fünfstufiges Reifegradmodell, das Unternehmen bei der Bewertung und Verbesserung ihrer Qualifikationsmanagement-Prozesse unterstützt. Es bietet einen klaren Entwicklungsprozess von manuellen Abläufen und Ineffizienzen hin zur strategischen Optimierung des Qualifikationsmanagements im gesamten Unternehmen.
Wenn Sie gern mehr über das AG5 Skills Maturity Model wissen möchten, können Sie diesen Artikel lesen oder sich das Modell herunterladen, um sofort zu beginnen.
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Warum sollten Sie sich für die Qualifikationsmanagement-Software von AG5 entscheiden?
Mit der Qualifikationsmanagement-Software von AG5 können Sie Qualifikationslücken in Ihrem Unternehmen visualisieren und schließen – ohne komplizierte Excel-Tabellen. Sie arbeiten dann mit intuitiven Qualifikationsmatrizen, die Qualifikationsdaten und Stellenanforderungen zusammenführen und immer auf dem neuesten Stand sind.
Sie arbeiten effizient und produktiv und bleiben konform und audit-sicher. Sie haben hochqualifizierte Mitarbeiter, die flexibel, beweglich und für die Zukunft bereit sind.
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Ein Hinweis zu den Quellen
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