Buyitdirect

  • IT-Wiederverkäufer

Andreas Luckfiel, Business Manager und Endverantwortlicher für den Überblick über alle Zertifizierungen bei Buyitdirect, erklärt die Vorteile gegenüber Excel.

Erzielte Ergebnisse:

  • Spart mindestens 50 Anrufe pro Jahr wegen Zertifikaten
  • 100% papierlos
  • 85 Mitarbeiter haben per App Einblick in ihren eigenen persönlichen Entwicklungsplan
  • 7 verschiedene Excel-Matrizen durch 1 übersichtliches System ersetzt
  • Teamleiter haben leichten Zugriff auf die Kompetenzmatrix ihres eigenen Teams

Welche Funktion haben Sie bei Buyitdirect

Ich trage die Verantwortung für alle Partnerstatus, Zertifizierungen und Schulungen für die hier beschäftigten Mitarbeiter. Ich setze mich auch oft mit Kollegen aus den Abteilungen und Teamleitern zusammen, um einen persönlichen Entwicklungsplan zu erstellen, in dem wir pro Person in einem System festhalten, was sie wirklich lernen wollen. Dabei kann ich auch kontrollieren, ob sie ihre Ziele erreichen oder nicht. Die Zertifizierung ist ein Teil davon.

Warum brauchten Sie einen besseren Überblick über die Fachkenntnisse in Ihrer Organisation?

Ich wollte gemeinsam mit unserer Personalabteilung, die ja auch immer einen guten Überblick über das bei uns vorhandene Wissen haben muss, herausfinden, inwieweit sich unsere Zertifizierungen auf dem neuesten Stand befinden. Das ist für unser Unternehmen sehr wichtig, da wir viel Zeit und Geld in Fachwissen investieren. Dabei ist ein guter Überblick ein Stück Sicherheit. Es ist immer schön, wenn man sagen kann: „Ich weiß, über welche Fachkenntnisse wir verfügen. Das möchte man am liebsten mit einem Klick sehen.

Auch die Strategie hinter der Ausbildung musste festgelegt werden. Es ist nicht hilfreich, wenn alle Mitarbeiter dasselbe lernen. Wir streben bei der Ausbildung unserer Mitarbeiter Vielfalt an. Wir tun das, indem wir die Mitarbeiter wählen lassen, was ihnen gefällt und sie nicht zwingen, das zu tun, was sie tun müssen. Das macht dann weniger Spaß.

Auf welche Probleme sind Sie gestoßen, die Sie veranlasst haben, nach einer Lösung zu suchen?

Ich habe eine Lösung gesucht, um unsere Lizenzen und Zertifizierungen übersichtlich zu archivieren. Zuerst habe ich eine Excel-Tabelle und einige einzelne Websites verschiedener Hersteller verwendet, mit denen wir zusammengearbeitet haben. Aberdie Arbeitserleichterung und die Erstellung einer Übersicht aus einer Excel-Tabelle waren natürlich begrenzt und entsprachen nicht den Möglichkeiten, die ich mir wünschte und man kann daraus keine Planung ableiten. Seit wir AG5 verwenden, haben wir einfach und schnell ein klares Bild.

Ich muss nicht mehr hinter Kollegen herlaufen, was mir jetzt 50 Gespräche pro Jahr erspart!

Was ist denn so anders als mit Excel?

Die Standardisierung von Ausbildungsdaten passt nicht gut in eine Excel-Tabelle. Alles ist sehr unübersichtlich, weil die Zertifizierungsprogramme der Hersteller nicht einheitlich sind. Bei AG5 ist das ganz anders.

Eine Excel-Tabelle ist auch nicht wirklich reaktiv. Dann muss man nur noch die Zertifikate bestimmen, und das war’s.

Es ist auch schön, dass man in AG5 einfach sieht, dass man etwas richtig macht. Eine Tabelle zu haben, auf der nur steht, dass einem etwas fehlt, ist nicht sehr motivierend. Mir gefällt die Tatsache, dass alles ein bisschen visueller geworden ist. Dadurch verändert man sich von einem Excel-Mann in jemanden, der etwas fröhlichere Botschaften verkündigen kann.

Was ist denn der unmittelbare Nutzen der Erstellung und Aktualisierung dieser Zertifizierungen?

Was die Zertifizierungen der Hersteller angeht, müssen Sie – wenn Sie mit ihnen zusammenarbeiten wollen – als Wiederverkäufer auch zeigen, dass Sie eine Vorliebe für ihre Produkte haben. Deshalb lässt man die Mitarbeiter in Kursen und Schulungen das Wissen aufnehmen, das die Hersteller bei ihnen sehen möchten.

Wenn wir die Zusammenarbeit mit diesen Herstellern auch in der Zertifizierung festlegen, können wir unsere Portfolios von diesem Moment an um weitere Produkte erweitern. Je mehr Zertifikate man hat, umso mehr Produktgruppen darf man verkaufen.

Wie hat AG5 den Prozess einfacher und übersichtlicher gemacht?

Ich muss sagen, dass ich ziemlich kreativ mit diesen Tabellen arbeite. Ich muss sagen, dass ich ziemlich kreativ mit diesen Tabellen arbeite. Es kostet mich ein wenig Handarbeit, um das Wissen, das wir brauchen, aufzugreifen und einen reaktiven Überblick darüber zu haben. Aber im Gegensatz zu einer Excel-Tabelle brauche ich jetzt nur noch zu sagen: „Ich möchte jetzt wissen, ob wir das haben oder nicht“. Das hat AG5 mir gebracht.

Durch die Implementierung aller Daten in eine für mich und meine Kollegen in der Personalabteilung zugängliche Cloud entstand auch eine Art System, das über unsere Excel-Tabelle hinausging. AG5 hat bewirkt, dass wir wirklich viel schneller reaktiv sehen können, was wir an Wissen besitzen. Das ist sehr wichtig für die Gespräche, die ich mit den Mitarbeitern führe, damit ich sagen kann: „Sie sagen, dass Sie die Fachkenntnisse besitzen. Aber wie ich sehe, haben Sie die Zertifikate noch nicht erhalten, und daran müssen wir noch arbeiten”.

Und wie wirkt sich das auf die Produktion aus?

Das Schöne ist: man muss Bildung und Zertifizierung attraktiv machen. Das Tolle an einem System wie AG5 mit einer App, in die sich Mitarbeiter einloggen können, besteht in der Möglichkeit, den Mitarbeitern zu zeigen, dass sie etwas richtig machen und sie auch ihren eigenen Status sehen können. Dass sie sehen können, dass sie bestimmte Kenntnisse haben.

Jedes Team hat jetzt eine Übersicht mit Symbolen und Farben, so dass schnell ersichtlich ist, wie es mit den Zertifizierungen aussieht. Meine Teamleiter können sehen: mein Team leistet gute Arbeit oder hat bestimmte Dinge einfach nicht gemacht. Dann kann jemand aus dem Team selber mithelfen, die Arbeit noch zu erledigen. Es wird also für andere aufschlussreicher sein, die Zertifizierungen des Unternehmens im Auge zu behalten, als nur für mich oder die Personalabteilung. So kann ich im Grunde die Verantwortung, die ich habe, auch mit den Mitarbeitern teilen, die mir dabei helfen müssen, das Ziel zu erreichen. Dafür ist das Programm wirklich toll. Ich muss nicht mehr hinter Kollegen herlaufen, was mir jetzt 50 Gespräche pro Jahr erspart!

Möchten Sie auch sofort klar sehen, statt mit unübersichtlichen Excel-Tabellen zu arbeiten?

Dann sollten Sie unbedingt mit uns sprechen!