Wie man im Jahr 2021 eine optimale Kompetenzverwaltung betreibt

Kompetenzvielfalt

Wenn wir im geschäftlichen Umfeld von Kompetenzen sprechen, meinen wir die Eigenschaften und Fähigkeiten, die für die Erfüllung einer Aufgabe oder eines Auftrags auf hohem Niveau erforderlich sind. Wenn es um die Kompetenzverwaltung geht, ist es allerdings etwas komplizierter. In diesem Artikel erklären wir Ihnen:

  • … was Kompetenzen in einem geschäftlichen Umfeld sind;
  • … wie Sie die Kompetenzen innerhalb Ihrer Organisation verwalten können;
  • … wie Sie von einer effizienten Kompetenzverwaltung profitieren können.

 

Kompetenzverwaltung: Was ist das?

Die Begriffe „Qualifikationen“ und „Kompetenzen“ werden oft als Synonyme angesehen. Das ist aber nicht ganz richtig, da es einen kleinen Unterschied zwischen beiden Begriffen gibt:

Eine Qualifikation ist die Fähigkeit einer Person, eine bestimmte Aufgabe auszuführen. Eine Kompetenz hingegen ist umfassender und beinhaltet nicht nur die Fähigkeit einer Person, sondern auch ihre Einstellung.

Es ist ganz einfach. Wenn jemand die Kompetenz für eine Aufgabe besitzt, dann stellt er keine Fragen mehr, denn er besitzt:

  • Haltung – ein hohes Engagement und eine positive Einstellung zur Arbeit
  • Qualifikation – eine hochentwickelte Fähigkeit, eine Aufgabe auszuführen
  • Wissen – nachgewiesene Fachkenntnisse und Erfahrungen in Bezug auf die betreffende Aufgabe

Die gute Nachricht ist, dass es trotz des geringen Unterschieds keine Probleme gibt, wenn die beiden Begriffe austauschbar verwendet werden. Es muss aber sichergestellt werden, dass jede Qualifikation/Kompetenz in Ihrer Organisation quantifizierbar und objektiv ist. Dann können Sie sie problemlos verwalten. Sie werden auch schnell die Vorteile erkennen, wenn Sie die Kompetenzverwaltung in den Mittelpunkt Ihrer Personalverwaltung stellen.

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Unterschiedliche Kompetenzen für unterschiedliche Arbeitsanforderungen

Ein Unternehmen wäre nicht so effektiv, wenn jeder Mitarbeiter auf jeder Ebene die gleichen Qualifikationen hätte oder für die gleichen Aufgaben genauso kompetent wäre wie die anderen. Im Geschäftsleben gibt es nicht nur einen Schuh, der allen passt. Es ist wichtig, dass Sie über alle geschäfts- und funktionsspezifischen Anforderungen informiert sind, um sicherzustellen, dass Ihr Team stets ausreichend qualifiziert ist. So wie sich Ihr Unternehmen weiterentwickelt, müssen auch Ihre Führungsqualitäten wachsen.
Gute Kompetenzverwaltungen (oder „Erfolgsprofile„, wie es manchmal heißt) müssen nicht nur nach Funktionen, sondern auch nach demografischen Gesichtspunkten unterteilt werden. So schaffen Sie einen Mehrwert für jeden Ihrer Interessenvertreter:

  • Leitende Angestellte
    Die Führungskräfte eines Unternehmens müssen nicht nur in ihren eigenen Aufgabenbereichen kompetent sein, sondern auch einen guten Überblick über die innerhalb ihres Unternehmens vorhandenen Kompetenzen haben. Leitende Angestellte müssen sicherstellen, dass die geschäftlichen Anforderungen kontinuierlich erfüllt werden.
  • Manager
    Auch Manager müssen Verantwortung für alle vorhandenen Kompetenzen übernehmen, wenn sie ihre Teams aufbauen und zum Erfolg führen. Ganz gleich, ob es um die Leitung von Projekten oder die Sicherstellung eines reibungslosen Betriebsablaufs geht – das Management muss sicherstellen, dass jedes Mitglied seines Teams kompetent ist und seine Aufgaben erfüllt.
  • Mitarbeiter
    Die Mitarbeiter müssen ihre eigenen Kompetenzen verwalten und sollten wissen, inwieweit ihre Leistungen mit den Anforderungen des Unternehmens in Einklang stehen. Für Unternehmen ist es vorteilhaft, wenn die Mitarbeiter die Entwicklung ihrer Fähigkeiten visuell verfolgen können. Wenn Mitarbeiter an ihren eigenen Lernprozessen und Entwicklungen beteiligt sind, arbeiten sie engagierter und produktiver.
  • Personalwesen
    Eine gute Kompetenzverwaltung ist für die Personalabteilung jedes Unternehmens wichtig. Da die Personalabteilung für die Einstellung, die Einarbeitung, die Leistungsbeurteilung und die Ausbildungsfortschritte zuständig ist, muss sie über die Bedürfnisse des Unternehmens und die einzelnen Kompetenzen gut informiert sein. Die Aufgabe der Personalabteilung besteht darin, dafür zu sorgen, dass in ihrem Unternehmen keine Qualifikations- oder Kompetenzlücken entstehen.

 

Grundlage für die Kompetenzentwicklung

Auch wenn es für die verschiedenen Funktionen unterschiedliche Kompetenzen gibt, gilt für das Entwicklungsmanagement eine vierstufige Routine für alle Beteiligten in einem Unternehmen.

Schritt 1: Vorbereitung

In der ersten Planungsphase ist es wichtig, die Ziele festzulegen, die Sie erreichen wollen. Sobald Sie ein Ziel vor Augen haben, können Sie die Qualifikationen und vor allem die Kompetenzen festlegen, die Sie dorthin bringen werden.

Schritt 2: Informationen sammeln

Dies ist die Forschungsphase, und es gibt einige Möglichkeiten, die für Ihre Kompetenzverwaltung benötigten Daten zu sammeln. Beobachtungen und Mitarbeiterbefragungen sind ein guter Ausgangspunkt, wenn Sie Kompetenzen innerhalb einer bestehenden Funktion oder eines Teams entwickeln wollen. Aber für eine neue Rolle oder ein neues Team ist eine Markt- und Geschäftsanalyse für gewöhnlich die bessere Wahl.

Schritt 3: Grundlage schaffen

Sobald Sie alle Daten gesammelt haben, müssen Sie sie protokollieren, um die Grundlage zu schaffen. Es ist wichtig, die Daten logisch zu gruppieren und aufzuteilen, da Sie sonst bei der Verwendung der Daten Schwierigkeiten bei deren Verwaltung haben werden.

Schritt 4: Umsetzung der Grundlage

Wenn Sie eine klare und organisierte Kompetenzgrundlage haben, können Sie mit Ihrem Plan loslegen. Am besten ist es, wenn man mit allen Beteiligten offen und ehrlich über die Kompetenzen spricht. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Beteiligten bei jedem Schritt auf derselben Seite stehen.

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Vorteile einer starken Kompetenzverwaltung

Ein leistungsfähiges Kompetenzverwaltungssystem bietet viele Vorteile. Diese Vorteile lassen sich in drei Bereiche unterteilen: Optimierung des Tagesgeschäfts, Kostensenkung und Notfallplanung.

Optimierte tägliche Abläufe

  • Eine effektive Kompetenzverwaltung wird die täglichen Abläufe in Ihrem Unternehmen optimieren. Mithilfe einer guten Kompetenzverwaltung lässt sich leicht feststellen, wann und wo eine Kompetenzlücke auftreten kann.
  • Außerdem können die Mitarbeiter dadurch die Verantwortung für ihre eigene Ausbildung übernehmen.
  • Die Angst vor Audits gehört der Vergangenheit an, da Ihr Kompetenzgrundlage alle Informationen enthält, mit denen Sie die Vorschriften jederzeit einhalten können.

Kostenreduzierung

  • Reduzierung der Einarbeitungskosten. Laut Gallup sind zwischen 25.000 und 100.000 Dollar möglich. Sie können nämlich sicher sein, dass Sie schon beim ersten Mal die richtige Fachkraft einstellen werden.
  • Auch die Mitarbeiterbindung wird sich verbessern. Neueinsteiger sind sich sofort über die Tätigkeit im Klaren, die sie ausüben werden. Aber sie werden sich auch geschätzter fühlen, wenn sie spüren, dass in ihre Entwicklung investiert wird.

Eventualplanung

  • Eine gute Kompetenzverwaltung hilft Ihnen auch dabei, alle eventuellen künftigen Qualifikationslücken zu schließen. Eine gute Grundlage bietet Ihnen im Vorfeld Einblicke, so dass Sie immer auf dem neuesten Stand bleiben können.
  • Es wird viel einfacher, Führungskräfte aus den eigenen Reihen zu gewinnen. Sie können verfolgen, in welchem Maß sich Mitarbeiter hervorgetan haben, und wissen, wie sich ihre Fähigkeiten mit neuen Möglichkeiten vereinbaren lassen.

 

Tools, die helfen: Kompetenzverwaltungssystem

Die einfachste Möglichkeit, alle Ihre Kompetenzdaten zu verwalten, ist der Einsatz eines Kompetenzverwaltungssystems. Ein gutes System hilft Organisationen bei der Verwaltung und Entwicklung aller Qualifikationen und Kompetenzen auf individueller und organisatorischer Ebene.
Ein effizientes Kompetenzverwaltungssystem kann alle Qualifikationsdefizite aufspüren und identifizieren, noch bevor sie entstehen. Dadurch wird sichergestellt, dass ein Unternehmen unabhängig von den Herausforderungen und Veränderungen in der Branche marktfähig bleibt.

Gleichzeitig können Sie mit einem Kompetenzverwaltungssystem wie der AG5 Skills Intelligence Software Matrizen erstellen, damit Sie klar erkennen können, wo und wann Sie Schulungs- oder Weiterbildungsmaßnahmen durchführen müssen. Diese Matrizen kommen auch den täglichen Abläufen zugute, da sie die Informationen liefern, um im Bedarfsfall die benötigten Einsatzkräfte zuzuordnen.

 



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